Salah satu hal penting yang harus dimiliki pelaku usaha atau perusahaan adalah standar operasional prosedur atau biasa dikenal dengan nama SOP. SOP merupakan dokumen yang berisi tentang prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efesien dengan budget yang minimal.
Menurut Laksmi, SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, dan dilengkapi bagan flowchart di bagian akhir. Sebagaimana isinya yang berisi mengenai standar operasional prosedur yang berfungsi untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Maka, keberadaan SOP sangat penting untuk dimiliki oleh semua perusahaan. Hal tersebut berguna untuk membantu perusahaan dalam memilih dan mengontrol kinerja dari karyawan.
Secara definif, menurut Tjipto Atmoko, standar operasional prosedur adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata kinerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Tujuan Adanya SOP / Standard Operational Procedure
Apabila dilihat dari tujuan dan fungsinya, SOP bertujuan untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang dalam suatu organisasi. Adapun, menurut Indah Puji tujuan dari standar operasional prosedur (SOP) sebagai berikut ;
- Menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas (karyawan) dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
- Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi pekerja (karyawan) ataupun supervisor.
- Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi, dan pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
- Sebagai parameter untuk menilai mutu pelayanan.
- Menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
- Untuk menjelaskan alur tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari petugas (karyawan) yang terkait.
- Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan, dugaan mal praktek, serta kesalahan administrative lainnya.
- Sebagai dokumen (berkas) yang digunakan untuk pelatihan
- Sebagai dokumen arsip , jika telah dibuat SOP yang baru.
Fungsi dari SOP
Menurut Indah fungsi dari standar operasional prosedur (SOP) adalah sebagai berikut
- Memperlancar tugas pekerja, pegawai, atau unit kerja.
- Sebagai landasan hukum dasar apabila terjadi penyimpangan.
- Mempermudah untuk mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas atau pegawai untuk disiplin dalam bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melakasanakan kegiatan rutin.
Apabila dilihat dari tujuan dan fungsi SOP, menjadi kewajiban setiap perusahaan untuk menyusun standar opersional yang tepat sesuai dengan karakter dan targetan dari perusahaan. Hal tersebut penting untuk dilakukan, pasalnya ketepatan dalam penyusunan SOP juga berpengaruh dalam profesionalitas kerja pegawai atau karyawan.
Selain dapat meningkatkan dan menciptakan pola kerja dan pekerja yang profesional. Ketepatan penyusunan SOP juga berpengaruh besar pada income perusahaan. Bahkan, nasib dari eksistensi atau maju mundurnya perusahaan ditentukan oleh penyusunan SOP yang tepat sasaran.
Contoh Kasus Pentingnya SOP dalam sebuah Perusahaan
Misalnya, dalam sebuah perusahaan digital, pimpinan perusahaan menetapkan SOP yang begitu ketat dengan targetan yang begitu tinggi pada karyawannya dalam satu bulan. Akan tetapi, dalam penetapan SOP tersebut, perusahaan tidak melihat kerumitan kerja yang dilakukan oleh perusahaan. Apalagi ditambah dari pressure pimpinan perusahaan yang tinggi. Sedangkan, fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan terbatas dan gaji yang diberikan standar, tidak sebanding dengan pressure kerja yang dijelaskan dalam SOP. Niatan awal dibuatnya SOP untuk meningkatkan income perusahaan malah menjadi buah simalakama perusahaan, dan apabila itu dialami perusahaan dan tidak diperbaiki perusahaan akan mengalami gulung tikar.
Kesalahan dalam menyusun dan menetapkan SOP bisa mengakibatkan bangkrut atau guling tikarnya perusahaan. Apalagi, jika ditambah dengan loyalitas perusahaan dalam memberikan fasilitas yang bagus pada karyawan sangat kurang. Sudah otomatis, tinggal menunggu waktu saja perusahaan tersebut akan gulung tikar.
Namun, jika dalam penyusunan dan penetapan SOP perusahaan tersebut tepat malah dapat meningkatkan eksistensi dan income dari perusahaan. Pada poin SOP ini, perusahaan dituntut untuk cermat dalam menganalisis kondisi dari pegawai atau karyawan dan beban kerja yang harus diberikan. Hal tersebut tidak jauh dari manfaat adanya SOP.
Manfaat Penerapan Standar Operasional Prosedur
Menurut Permenpan Nomor PER/21/M-PAN/11/2008 dijelaskan bahwa manfaat dari standar operasional prosedur adalah sebagai berikut
- Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan serta kelalaian.
- Standar operasional prosedur (SOP) dapat membantu staf lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
- Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggungjawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu dalam mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang akan membantu pegawai baru agar cepat melaksanakan tugasnya.
- Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dapat dikelola dengan baik.
- Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
- Menghindari pelaksanaan yang tumpeng tindih dalam pemberian pelayanan.
- Membantu penelusuran pada kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Dan menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
Prinsip-Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Selain manfaat dalam Permenpar Nomor PER/21/M-PAN/11/2008 juga dijelaskan mengenai prinsip-prinsip standar operasional prosedur (SOP) yang harus memenuhi prinsip dasar antara lain kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum. Maka dari itu prinsip-prinsip yang harus ada dalam SOP adalah sebagai berikut
- Konsistensi
Standar operasional prosedur harus dilaksanakan secara konsisten secara continue atau berkelanjutan dari waktu ke waktu. Pelaksanaan tersebut wajib dilakukan oleh semua pegawai atau karyawan yang terlibat (masuk) dalam ikatan formal maupun kultural SOP.
- Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, perusahaan, ataupun jajaran pemerintah dari level yang paling tinggi ke level yang paling rendah. Hal tersebut dikarenakan proses pembuatan SOP disepakati oleh semua jajaran organsasi atau lembaga yang terkait.
- Perbaikan Berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus tetap terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang efektif dan efisien. Hal tersebut dilakukan, guna mendapatkan formula atau formasi yang bagus dalam penciptaan iklim atau suasana kerja yang maksimal. Sudah tentu, agar targeta-targetan yang ditetapkan dalam lembag atau organisasi dapat terwujud.
- Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
- Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting
Seluruh pegawai atau karyawan memiliki peranan tertentu sesuai dengan yang sudah ditetapkan dalam standar operasional prosedur. Jika salah satu dari pegawai tidak melaksanakan perannya dengan baik akan menganggu keseluruhan proses, yang akhirnya berdampak pada seluruh aktivitas produksi yang dilakukan oleh lembaga atau perusahaan.
- Terdokumentasi dengan Baik
Seluruh standar opersional prosedur yang telah ditetapkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga ketika akan dapat selalu dijadikan referensi dalam penetapan standar operasional prosedur yang lain atau dapat juga dijadikan referensi bagi siapa saja yang menginginkannya.
Semoga artikel ini, dapat dijadikan sebagai referensi bagi siapun yang ingin memulai usaha agar dapat memperhatikan standar operasional prosedur yang telah ditetapkannya. Pasalnya, penyusunan dan penetapan standar opersional prosedur sangat berpengaruh dalam kinerja perusahaan atau lembaga terkait. Bagi, perusahaan atau lembaga yang sudah memiliki standar opersional prosedur dan sistem yang baik. Artikel ini, dapat dijadikan bahan evaluasi, manakala dalam proses pengimplementasian SOP masih banyak yang kurang ataupun lalai.
