Halo, Sobat Bisnis. Pernah mendengar istilah Job Description dan Job Specification? Dalam perusahaan, kedua istilah itu sering disebut-sebut, utamanya dalam hal pembagian tugas. Sayangnya, seringkali masih saja ada yang keliru alias tertukar memahami pengertian keduanya. Untuk itu, pada ulasan ini, sinaubisnis.com akan mengulik perbedaan kedua istilah itu. Mari, simak penjelasannya berikut ini!
Pengertian
Selanjutnya, mula-mula kita akan memahami pengertian job description dan job specification terlebih dahulu agar mempunyai gambaran akan dua hal tersebut. Langsung saja, inilah pengertian dari job description dan job specification.
Job description
Istilah ini disebut juga gambaran jabatan atau uraian tugas. Yakni, suatu uraian yang menggambarkan tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas beserta langkah-langkah teknisnya. Karenanya, uraian tersebut setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:
- Job identification: bagian yang menjelaskan nama pekerjaan, nama jabatan yang akan diisi, nama departemen atau bagian tempat bekerja, dan dimana lokasi tempat pekerjaannya.
- Job summary: bagian yang menggambarkan tugas dari pekerjaan, seperti kegiatan atau tugas yang harus dikerjakan, lalu pembagian tugas dari tugas utama, tugas sekunder dan tugas lainnya yang dijelaskan secara detil.
- Duties and responsibility: bagian yang menjelaskan tugas dan beban tanggung jawab dari pekerjaan.
- Supervision: bagian yang menjelaskan hal-hal apa saja yang harus diawasi dalam menjalankan pekerjaan. Termasuk didalamnya juga menerangkan berapa jumlah orang yang harus diawasi.
- Relation to other jobs: bagian ini sangat penting dalam menjaga kontinuitas pekerjaan. Karenanya, pada bagian ini harus dijelaskan dengan detil bagaimana hubungan vertikal maupun horizontal posisi yang akan ditempati dengan posisi lainnya. Termasuk di dalamnya menerangkan kepada siapa pelaporan ditujukan dan laporan siapa yang harus diterima.
- Working conditions: bagian ini menjelasakan syarat-syarat kondisi ketika melakukan pekerjaan, baik itu berkenaan kondisi fisik seperti kebisingan, debu, asap, panas, dan cahaya, maupun kondisi psikis seperti stres, dan yang lainnya.
- Social environment: bagian ini menjelaskan kondisi sosial tempat bekerja. Semisal, bagaimana interaksi antar pekerja, proses manajemen, hingga kondisi fasilitas-fasilitas terkait ruang kerja.
Tentunya, job description ini harus disusun dengan baik karena akan berdampak pada pengembangan job specification atau spesifikasi jabatan. Nah, supaya lebih memahami job description berikut ini penjelasannya dengan contoh: marketing.
#1 Alasan dibentuk Jabatan
Penjualan yang terus meningkat atau minimal bertahan adalah goals setiap perusahaan. Sebab itu, perlu upaya yang kontinu untuk membina hubungan baik dengan pelanggan agar mampu memaksimalkan penjualan produk, baik barang maupun jasa.
#2 Identitas Jabatan
Nama jabatan : Sales Barang
Atasan langsung : Supervisor Barang
Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
Departemen / bidang : Marketing
#3 Tugas dan Tanggung Jawab Utama
- Merawat dan mempertahankan pelanggan/customer yang sudah ada.
- Memperluas pencarian pelanggan/customer baru.
- Bertanggungjawab atas nilai penjualan di lingkup area penjualannya yang menjadi bagiannya.
- Memastikan pendistribusian produk sampai ke pelanggan/customer tepat waktu.
#4 Kewenangan
Mengelola biaya promosi dan iklan sesuai dengan batas anggaran yang diberikan.
#5 Hubungan kerja
- Alokasi kerja: di dalam kantor 20% dan di luar kantor 80%.
- Banyak berinteraksi dengan banyak orang yang baru dikenal dengan latar belakang asal yang beragam.
Job Specification
Istilah ini disebut juga spesifikasi jabatan, yakni suatu uraian yang memuat latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi serta hal-hal lainnya. Sebab, job specification ini akan dijadikan acuan untuk melihat hubungan antara seseorang dengan jabatan yang akan diisi.
Karena itulah, job specification juga sering disebut hiring specification lantaran biasanya dijadikan informasi dasar dalam proses rekrutmen, mulai dari awal, seleksi, sampai penempatan karyawan. Untuk itu, job specification setidaknya memuat hal-hal berikut:
- Physical characteristics: bagian ini menyangkut seputar kesehatan, seperti: kekuatan, daya tahan, usia, tinggi, berat badan, koordinasi tangan dan kaki, koordinasi motorik, penglihatan, suara, mata, dan diskriminasi warna.
- Psychological and social characteristics: bagian ini memuat mengenai hal-hal seperti kemampuan percakapan, stabilitas emosional, inisiatif, sopan santun, dan lain-lain.
- Mental Characteristics: bagian ini memuat tentang kecerdasan umum, memori, kemampuan berkonsentrasi, tinjauan ke masa depan, penilaian, dan lain-lain.
- Personal Characteristics: bagian ini mencakup pendidikan, jenis kelamin, pekerjaan pengalaman, hobi, latar belakang keluarga, dan lain-lain.
Dengan demikian, maka job specification sejatinya sangat dibutuhkan untuk mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu serta mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkannya.
Nah, supaya lebih memahami job specification, berikut inilah contohnya: marketing.
#1 Identitas Jabatan
Nama jabatan : Sales Barang
Atasan langsung : Supervisor Barang
Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
Departemen / bidang : Marketing
#2 Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang dibutuhkan
- Pendidikan minimal D3, diutamakan yang berpendidikan S1.
- Diutamakan mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun.
- Diutamakan pernah mengikuti pelatihan selling skills atau teknik menjual.
#3 Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi)
- Inisiatif
- Percaya diri
- Kemampuan komunikasi
- Pengambilan keputusan
Perbedaan Job Description dan Job Specification
Setelah mengetahui pengertian job description dan job specification maka setidaknya kita mempunyai gambaran akan kedua istilah ini. Sehingga, menjadi lebih mudah untuk kita memahami perbedaan diantara keduanya. Maka, berdasarkan penjelasan diatas, ada tiga hal mencolok yang membedakan kedua istilah itu, diantaranya:
Job Description
- Menerangkan tentang bagaimana pekerjaan dan tugas dilakukan.
- Memberikan informasi tentang tempat dan waktu kerja serta gaji maupun tanggung jawab.
- Menerangkan apa yang harus dikerjakan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.
Job Specification
- Memberikan informasi tentang persyaratan dan kemampuan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
- Memberikan informasi mengenai persyaratan umur dan kualifikasi serta pengalaman kerja.
- Menerangkan kriteria dan syarat untuk pekerjaan tersebut.
Nah, dari mengetahui perbedaan antara job description dengan job specification nantinya akan membantu perusahaan untuk mengarahkan pengembangan karyawan yang diterima menjadi lebih terstruktur, dari step awal sampai akhir.
Manfaat Menyusun Job Description dan Job Specification
Akhirnya, sesudah job description dan job specification tersusun dengan jelas, maka dengan sendirinya telah terbentuk sistem job profiling atau yang disebut juga analisa jabatan. Dimana dengan sistem tersebut perusahaan sejatinya telah memiliki dasar yang kuat untuk proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia karyawannya.
Oleh karenanya, arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terstruktur, mulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan, penilaian kinerja/performance management sampai suksesi pegawai.
Kesimpulan
Itu tadi ulasan mengenai perbedaan antara job description dan job specification yang disertai dengan contoh supaya memudahkan kita untuk memahaminya. Sehingga, dengan memahami perbedaan antara keduanya harapanya akan membuat kita dapat dengan mudah memahami informasi dalam lowongan kerja, atau juga bagi perusahaan membantunya dalam mengarahkan pengembangan karyawan-karyawannya.
