Apa sih Stock Opname itu dan Untuk Apa Melakukannya?

Halo, Sobat Bisnis. Ketika memasuki supermarket atau swalayan, pernahkah membayangkan bagaimana cara menghitung persediaan barang-barang yang bejibun itu di dalam gudang? Padahal, kita tahu bahwa barang-barang itu tidak selalu dalam kondisi bagus atau mungkin sudah tidak ada di gudang, lantas bagaimana mengeceknya? Stock opname adalah solusinya. Nah, biar kita tahu, apa stock opname itu dan apa manfaatnya, berikut ulasan sinaubisnis.com.

Pengertian Stock Opname

Pengertian Stock opname  adalah kegiatan menghitung persediaan stok barang saat masih di gudang sebelum dijual. Terbayang kan, kalau kegiatan ini memang boleh dikata cukup menyita waktu, dan bahkan juga memerlukan ketelitian yang ekstra.

Pasalnya, untuk melakukannya mau tidak mau kita mesti memeriksa serta melakukan perhitungan barang secara langsung di dalam gudang. Di tambah lagi, ketika melakukan penghitungan, jangan sampai kita melewatkan salah satu barang apalagi melakukan kesalahan. Sebab, hal itu nantinya akan berimbas pada stok barang yang hendak dijual.

Sementara itu, bagi perusahaan, stock opname besar faedahnya lantaran melalui kegiatan ini perusahaan mengetahui catatan pembukuan secara akurat dan pasti. Karenanya, di dalam struktur organisasi perusahaan, biasanya fungsi ini dilakukan oleh salah satu sistem pengendali internal. Dan, biasanya guna mengefisiensikan waktu saat melakukan stock opname, perusahaan akan mengatur waktu sebelumnya untuk pemeriksaan rutin.

Kabar baiknya, kini dengan ditemukannya barcode, perusahaan lebih terbantukan untuk menghitung persediaan barang. Terlebih lagi, selain mudah digunakan, barcode juga diyakini dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang.

Tujuan Stock Opname

Stock opname besar faedahnya lantaran melalui kegiatan ini perusahaan mengetahui catatan pembukuan secara akurat dan pasti, gambar oleh Craig Adderley from Pexels

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, stock opname dilakukan guna mencocokkan persediaan barang yang tertulis di catatan pembukuan dengan yang tersedia di gudang. Apakah jumlahnya sesuai atau tidak. 

Misalkan, apabila jumlah barang yang tersedia ternyata lebih banyak dari yang dicatat, maka lakukanlah pengecekan ulang. Sebab, mungkin saja ada transaksi yang belum tercatat, atau mungkin salah pencatatan.

Sebaliknya, yang terjadi malah barang yang tersedia kurang. Maka, biasanya akan dilakukan dua hal, yakni perusahaan membebankan petugas bagian stock opname  untuk mengganti kekurangan barang, atau membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.

Di sisi lain, selain mengetahui persediaan barang, stock opname juga sejatinya dapat untuk membantu menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang. Atau bahkan di perusahaan manufaktur, stock opname biasanya dilakukan untuk mengetahui persediaan bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, dan barang penolong.

Untuk melakukan stock opname biasanya ditugaskan petugas audit yang bukan bagian dari personel pencatat persediaan internal perusahaan. Dengan demikian, maka petugas tersebut dapat bekerja secara independen, dan harapannya akan diperoleh hasil yang benar-benar akurat.

Periode Pengerjaan Stock Opname

Biasanya guna mengefisiensikan waktu saat melakukan stock opname, perusahaan akan mengatur waktu sebelumnya untuk pemeriksaan rutin, gambar oleh Remy Gieling on Unsplash

Periode pengerjaan stock opname sendiri biasanya antar perusahaan berbeda-beda tergantung kebutuhan dan kemampuan. Namun, umumnya dilakukan setiap akhir tahun atau akhir bulan. Walaupun, ada juga perusahaan yang melakukan setiap triwulan atau caturwulan, seperti perusahaan dengan SPI yang rapi.

Pada beberapa perusahaan yang lain, malah ada yang melakukannya setiap awal bulan supaya menekan resiko selisih dari stok. Dengan itu, maka perusahaan dapat segera mengetahui perbedaan stok dan mencari tahu akar dari analisis perhitungannya. Misalnya, jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka proses stock opname akan menjadi lebih lama. Untuk itu, kegiatan ini biasanya disiasati untuk dilakukan ketika perusahaan sedang tidak beroperasi atau di sela hari kerja. 

Tahapan Pengerjaan Stock Opname

Idealnya untuk melakukan stock opname dibutuhkan sebuah tim. Dimana di dalam tim tersebut setidaknya terdiri dari tim input dan tim penghitung. Selanjutnya, supaya lebih jelas bagaimana tahapan pengerjaannya, berikut ini:

– Tahap Awal

Biasanya sebelum melakukan stock opname, alokasikanlah waktu jauh-jauh hari, sekitar satu minggu. Dimana pada tahap ini, intensitas komunikasi akan lebih sering dilakukan dengan orang gudang. Untuk itu, lakukan koordinasi dengan bagian gudang untuk melakukan beberapa hal berikut:

  1. Merapikan stok dengan menatanya sesuai jenis dan kode barang, guna meminimalisir kerancuan pada saat stock opname karena lokasi barang yang tidak beraturan.
  2. Melengkapi stok barang di gudang dengan barcode yang telah disesuaikan dengan program.
  3. Menyiapkan stiker atau tag untuk menandai stok yang telah dihitung. Dan juga, perlu disiapkan stiker bertuliskan “TIDAK DIHITUNG” karena semua barang tidak perlu dihitung.

– Tahap Persiapan

Alokasikanlah waktu jauh-jauh hari, sekitar satu minggu pada tahap awal, gambar oleh National Cancer Institute on Unsplash

Tahap ini biasanya dilakukan mendekati hari H pelaksanaan stock opname, atau umumnya mendekati H-1. Maka, ada beberapa hal yang perlu dilakukan, diantaranya:

  1. Pembagian tugas untuk setiap orang yang terlibat dalam proses stock opname.
  2. Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk melengkapi inputan mutasi barang sampai jam tutup operasional H-1, dan juga menghentikan mutasi barang setelah itu sampai proses stock opname selesai.

– Tahap Stock Opname

Pada tahap ini stock opname dilakukan. Maka ada beberapa langkah yang mesti dilakukan, diantaranya:

  1. Memastikan ulang, apakah semua transaksi yang berkaitan dengan stok sudah terinput seluruhnya ke dalam program.
  2. Kemudian, print semua daftar stok dari program sebagai pedoman stok oleh bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Selain itu, sebaiknya bagian gudang tidak mengetahui perihal daftar stok versi program pada saat melakukan perhitungan.
  3. Ketika proses stock opname berlangsung, maka setiap stok yang sudah dihitung diberi stiker atau tag supaya tidak terjadi double penghitungan.
  4. Setiap lembar pencatatan yang sudah terisi penuh langsung diserahkan ke tim input agar segera disalin ke microsoft excel. Dan, untuk format excel sendiri diatur supaya memudahkan untuk memeriksa selisih stok.
  5. Apabila ditemukan terjadi selisih, maka lakukan pemeriksaan ulang untuk stok yang selisih. Apakah memang terjadi selisih stok, atau malah salah hitung.
  6. Setelah semua proses stock opname rampung, maka hasilnya diberikan kepada bagian accounting guna dilakukan penyesuaian persediaan ke program atau adjustment stock.
  7. Membuat hasil laporan stock opname untuk diserahkan kepada divisi terkait. Sebab, selain untuk keperluan dokumen perusahaan, laporan tersebut juga akan dijadikan acuan pembelian barang di kemudian hari.

Manfaat Stock Opname

Selain mengetahui persediaan barang, stock opname juga sejatinya dapat untuk membantu menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang, gambar oleh Tiger Lily from Pexels

Terakhir, tentunya sudah terbayang apa saja sih manfaat dari stock opname. Memang, selain mempermudah kita untuk mengetahui jumlah stok barang di dalam gudang secara pasti. Ada beberapa manfaat yang lain lho. Apa saja? Ini dia:

  1. Memitigasi juga meminimalisir penyimpangan barang, seperti kekurangan atau kelebihan.
  2. Merespon secara cepat apabila terdapat barang yang hilang atau kurang, sehingga ketersediaan stok barang selalu ada.
  3. Dijadikan sebagai bahan analisis untuk mengetahui laju perkembangan perusahaan serta untuk perencanaan stok gudang ke depan agar tidak mengalami kelebihan dan kekurangan stok.
  4. Mengawasi arus keluar dan masuk barang secara benar dan pasti.
  5. Mengawasi kondisi barang yang tersedia di dalam gudang.
  6. Memperoleh HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk digunakan menghitung laba dan rugi perusahaan.

Penutup

Jadi, apakah Sobat Bisnis sudah memperoleh gambaran mengenai stock opname? Setelah kita mengulas dari pengertian, tujuan, periode pengerjaan, tahap pengerjaan, dan manfaat, semoga dapat membantu Sobat Bisnis untuk melakukan stock opname. Maka, demikianlah ulasan sinaubisnis.com kali ini. Semoga bermafaat ya!

Tinggalkan komentar

Exit mobile version