Tips Manajemen Forum: 4 Cara Efektif Untuk Mengelola Forum

Halo, sobat bisnis! Pasti sering dong terlibat di berbagai forum entah forum obrolan santuy, diskusi, maupun rapat kerja. Mungkin di kampus, di komunitas, atau di tempat kerja sadar atau tidak sadar kita banyak membuat forum. Waaah! Iya kan? Pernah jadi pesertanya? Atau bahkan jadi yang memimpin forum?

Kadang ketika mendapatkan amanah untuk berada di posisi center kita sedikit kaget dan kebingungan itu mengarahkan forum tersebut. Apalagi kalau suasananya terkesan kurang kondusif. Kali ini kita akan membahas tips-tips bagaimana mengelola sebuah forum (manajemen forum) supaya bisa sukses terjalankan sesuai dengan yang kita harapkan.

Apa sih forum itu?

Kalau mengintip aplikasi Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) V, sebenarnya ada beberapa pengertian dari kata forum, yakni:

(n) lembaga atau badan; wadah
(n) sidang
(n) tempat pertemuan untuk bertukar pikiran secara bebas

Nah di sini kita menggunakan pengertian paling akhir yaa. Jadi, forum adalah tempat pertemuan untuk orang-orang yang ingin bertukar pikiran. Seperti yang disebut di awal tadi, ada beberapa bentuk forum. Bisa forum diskusi, forum rapat, dan sebagainya. Berbagai bentuk forum itu didasarkan pada tujuannya.

Kalau forum diskusi, tujuannya ya untuk membahas suatu topik atau isu tertentu. Contohnya seperti para mahasiswa yang membuat forum diskusi membahas dampak Undang-undang Cipta Kerja (UU Ciptaker), para pebisnis muda yang membuat forum diskusi tentang cara marketing di media sosial, dan sebagainya.

Kalau forum rapat, tujuannya adalah memenuhi tujuan diadakannya rapat, hihi. Misalnya rapat panitia acara ya untuk keperluan acara tersebut. Atau rapat project team akan membahas tentang apa yang perlu dilakukan oleh tim tersebut.

Tentunya, supaya forum tersebut bisa berjalan baik dan memenuhi tujuannya, diperlukan adanya pengelolaan yang baik. Nah, gimana tuh caranya?

4 Tips Mengelola Sebuah Forum supaya Efektif

Pertama dan utama, semangaaaat! Karena menjadi seorang pengelola forum pastinya kamu termasuk pribadi hebat yang punya kesempatan untuk belajar di sini. Simak 4 tips manajemen forum berikut ini :

1. Pastikan Apa Tujuan Diselenggarakannya Forum

Seperti sudah sempat disinggung sebelumnya, setiap forum punya tujuan. Tapi kadang kita sebagai pengelola lupa dan terlalu asyik bicara hingga tidak tahu apakah forum ini telah memenuhi tujuannya atau belum. Kita perlu menentukan apa esensi dari adanya forum ini.

Apakah untuk menghasilkan keputusan rapat? Apakah untuk membahas suatu isu secara kritis dan mencerahkan? Atau apa? Tujuan perlu sejak awal dipastikan agar nanti forum bisa berjalan efektif dan efisien. Sering kali ada peserta yang menggerutu karena terjebak di dalam forum yang hanya berputar-putar tanpa tahu tujuan jelasnya. Mari, kita minimalisasi itu terjadi di forum yang kita kelola.

2. Buat Aturan Teknis dan alur/urutan Jalannya Forum

Nah, kalau sudah tau tujuannya, mudah bagi kita menata apa saja alur yang akan dilakukan di forum. Misalnya untuk forum diskusi, kita membutuhkan susunan acara. Nanti pertama-tama, pembukaan, lalu dilanjutkan sambutan sebentar misalnya, lalu masuk ke materi inti, dan dilanjutkan tanya jawab. Terakhir penutup.

Kalau forum rapat, formatnya mungkin bukan susunan acara, tapi poin-poin bahasan apa yang perlu dibahas di awal dan dilanjutkan poin selanjutnya. Hal ini perlu dipikirkan supaya nanti forum tidak berjalan tanpa arah.

3. Ketahui Siapa Audiens atau Peserta Forum

Perlu untuk kita ketahui siapa saja sih pribadi yang terlibat di dalam forum kita ini. Pertama, supaya kita mampu menempatkan diri. Jangan-jangan ada tokoh di tengah kita itu, yang perlu diberi sikap menghormati. Juga kedua, dengan mengetahui para peserta yang hadir, kita akan lebih mudah mengarahkan forum. Misalnya forum untuk pelajar, maka kita bisa menggunakan cara yang agak santai. Kalau forumnya untuk para akademisi, maka kita sesuaikan.

Pengumpulan informasi mengenai latar belakang peserta forum dapat dilakukan sebelum maupun saat pelaksanaan forum. Misalnya apabila forum tersebut memerlukan pendaftaran, maka di formulir pendaftaran dapat digali tentang pengalaman atau latar belakang para peserta. Atau bila hal itu tidak sempat dilakukan, maka sobat-sobat bisa melakukannya dengan mengadakan sesi perkenalan singkat di awal forum. Supaya forum dilakukan lebih santai dan nyaman. Tentu hal ini tidak perlu dilakukan bila kita sudah sama-sama saling kenal seperti di forum rapat organisasi dan sebagainya.

4. Libatkan Setiap Peserta Forum

Sebagai pengelolaan forum, yang berada di posisi center, kita perlu memastikan forum itu berjalan dua arah. Bukan hanya kamu sendiri yang bicara, memutuskan, ingin didengar, tapi semua peserta perlu dilibatkan. Buat mereka merasa dianggap ada dalam forum tersebut, sehingga sama-sama nyaman untuk ikut mendukung tercapainya tujuan forum. Kalau perlu dan memungkinkan, kita bisa sapa satu persatu atau mengadakan sesi saling berkenalan.