Halo, Sobat Bisnis. Apakah pertanyaan mengenai “pentingnya mempelajari struktur organisasi perusahaan” pernah terlintas di pikiran kalian? Mungkin sebagian pernah, sedangkan yang lain mungkin belum. Padahal, struktur organisasi perusahaan sejatinya penting lho untuk dipelajari. Walaupun sekarang kita tidak sedang bekerja di perusahaan, atau usaha kita masih relatif kecil. Untuk itu, sinaubisnis.com kali ini akan mengulik seputar struktur organisasi perusahaan. Penasaran ada apa saja? Yuk, simak ulasannya berikut ini!
Pengertian Organisasi Perusahaan
Bagi sebagian orang, mempelajari organisasi perusahaan dianggapnya tidak menarik. Pasalnya, menurut mereka, hal itu hanya diperuntukan bagi usaha yang skala bisnisnya sudah besar atau sudah berjalan cukup lama. Tak hanya itu, malah ada yang menyepelekannya lantaran dikira organisasi perusahaan hanya sebatas mempelajari siapa bertanggungjawab atas apa.
Padahal, tidaklah demikian, karena sejatinya esensi dari organisasi perusahaan adalah membangun jalur pelaporan dan komunikasi yang mengikat semuanya. Karena itu, bahasan di dalamnya luas dan kompleks. Itulah sebabnya, perbincangan tentang struktur organisasi perusahaan terus dinamis sampai sekarang. Termasuk juga pendapat para ahli yang beragam mendefinisikannya.
Misalnya saja, Tangkilisan (2007) yang mendefinisikan struktur organisasi sebagai kesesuaian pembagian pekerjaan antara fungsi dan struktur. Sebab, dalam pengamatannya, seringkali terjadi kekosongan atau malah penumpukan pelaksanaan pekerjaan, serta tidak terhubungnya antar unit-unit kerja di dalam perusahaan. Karenanya, melalui struktur organisasi yang jelas tersebut, maka setiap individu di dalam perusahaan akan mempunyai kejelasan tugas dan wewenang.
Sementara, menurut Gomez-Mejia (2004), struktur organisasi merupakan hubungan formal dan informal antar anggota dalam organisasi agar perusahaan lebih efisien dalam bergerak. Seperti halnya melakukan penyederhanaan pekerjaan, pemekaran perusahaan, perotasian pekerjaan, dan pemerkaya pekerjaan. Itulah sebab, struktur tersebut disusun menyesuaikan pola interaksi dan mekanisme koordinasi yang akan dijalankan oleh perusahaan.
Lalu, tak kalah penting dari memahami pengertian struktur organisasi perusahaan adalah menyusun struktur tersebut dengan jelas. Sebab, hal itu, menurut Sonia Pearson, akan berdampak langsung pada kinerja perusahaan, utamanya meminimalisir terjadinya kemungkinan terburuk, seperti:
- Tidak rampungnya pekerjaan karena tanggung jawab yang tidak jelas, lantaran semua orang mengira pekerjaan tersebut akan dikerjakan orang lain.
- Duplikasi pekerjaan oleh pekerja lantaran tidak adanya kejelasan kedudukan organisasi karena dikira semua pekerja bertanggung jawab terhadap semua pekerjaan.
- Ketidakjelasan hak dan kewajiban pekerja akan menyebabkan kondisi kerja menjadi tidak kondusif.
- Arus koordinasi yang tidak jelas menyebabkan keterjangkauan informasi tidak luas dan tepat sasaran.
- Tanpa pembagian tugas yang jelas dari manajemen puncak bakal menyebabkan beban bekerja terforsir disana, sehingga pekerjaan menjadi tidak berjalan. Karena itu, perlu ditentukan secara jelas tingkat kedudukan manajemen di dalamnya.
Jenis-jenis Struktur Organisasi Perusahaan
Setelah memahami betapa pentingnya struktur organisasi perusahaan harus dibentuk, maka selanjutnya kita perlu memahami juga jenis strukturnya yang beragam. Pasalnya, setiap perusahaan mempunyai permasalahan dan tantangannya masing-masing. Karena itu, guna menemukan struktur organisasi perusahaan yang relevan dengan kebutuhan perusahaan, maka 6 jenis struktur berikut ini dapat menjadi pilihan:
#1 Struktur Organisasi Lini
Struktur ini memiliki nama lain struktur organisasi hierarki, karena mengandalkan rantai komando vertikal untuk mengorganisir karyawan serta mengelola tanggung jawab mereka. Biasanya, kita akan mudah menemukan struktur tersebut diterapkan pada militer dan pemerintah serta organisasi besar lainnya, lantaran struktur tersebut mampu mengatur tingkat kontrol karyawan atas pekerjaannya, serta mengelola jenjang karir pangkat di dalamnya.
Sayangnya, struktur ini dalam bisnis tergolong jenis struktur yang tradisional. Dimana dalam struktur itu, apabila diurai tiap bagiannya tersusun dari seorang eksekutif di puncak tumpukan, lalu dibawahnya orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap area (misalnya direktur untuk bisnis yang besar), dan tim yang bekerja di setiap departemen.
Itulah kesederhanaan struktur tersebut sehingga menjadi nilai tambahnya. Namun, struktur itu juga meniscahyakan kekakuan serta membutuhkan waktu yang lama untuk penyebaran informasi di dalam perusahaan. Sebabnya, pada struktur ini, setiap tingkatan hanya menerima instruksi dan berkomunikasi langsung dengan atasannya, sehingga tidak ada kolaborasi di dalamnya.
Karena itu, pepatah berbunyi, “satu tangan tidak mengetahui apa yang dilakukan oleh tangan lainnya”, masyhur menggambarkan pola kerja struktur organisasi lini. Sebab, di dalamnya, tidak terjalin komunikasi horizontal lantaran “bos besar” yang mengoordinasikan segalanya. Itulah sebabnya, jenis struktur ini sesuai untuk bisnis yang memiliki rutinitas yang kaku, dan tidak mempekerjakan banyak orang serta berkolaborasi secara informal.
Untuk itu, mudah ditemui dalam praktiknya, struktur ini terdiri dari banyak lapisan manajemen. Oleh karenanya, informasi yang tersebar tidak bebas di seluruh bagian struktur, sehingga akibatnya rentan terhadap birokrasi dan pembuatan silo yang tidak memungkinkan untuk kolaborasi lintas tim.
#2 Struktur Organisasi Fungsional
Meski sekilas tampak mirip dengan struktur tradisional, namun struktur organisasi fungsional mempunyai lebih banyak jalur komunikasi. Bahkan, di Indonesia sendiri, jenis struktur tersebut banyak diterapkan di berbagai perusahaan, dengan cara kerja mengandalkan fungsi manajemen dan unit kerja satu divisi.
Untuk itu, pada struktur ini, direktur misalnya, yang memiliki wewenang langsung ke orang-orang dibawahnya, dapat mengirimkan informasi langsung ke manajer yang tidak berada di bawah kendalinya. Pun sama halnya dengan manajer, mereka juga dapat berlaku demikian dengan tim di bawahnya dan yang lain.
Sebab itu, maklum jadinya apabila departemen pembelian meminta manajer keuangan untuk membayar pemasok resmi. Atau misalnya, pimpinan tim produksi meminta bantuan dari manajer SDM untuk menugaskan sesuatu kepada tim produksi. Disinilah memang ciri khas jalur komunikasi struktur ini, yaitu bersifat langsung dan terbuka. Itulah sebabnya, komunikasi sangat penting untuk menentukan keberhasilan implementasi struktur organisasi fungsional.
Di samping itu, jalur komunikasi pada struktur organisasi fungsional juga memungkinkan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan lebih efisien, sehingga mampu mengirit biaya operasional perusahaan. Selain itu juga dengan koordinasi yang lebih baik dan berjalan sesuai fungsinya akan memudahkan perusahaan untuk mengklasifikasi karyawannya berdasarkan skillnya.
Sayangnya, meski koordinasi berjalan baik, tetapi bukan berarti komunikasi antar tim menjadi mudah, malah seringkali cukup kesulitan. Bahkan, walaupun karyawan atau pekerja fokus pada pekerjaannya, tetapi mereka tidak mengetahui beban tim lain. Karenanya, pekerjaan malah bisa jadi terbengkalai. Hal itulah yang menjadi kelemahan dari struktur ini.
#3 Struktur Organisasi Lini dan Staf
Seringkali staf dalam struktur ini disalahpahami maksudnya, karena memang dalam konteks ini, staf mempunyai peran yang berbeda dari umumnya. Yakni, anggota staf berperan sebagai penasihat. Dimana mereka memberi informasi teknis dan pendapat serta saran. Bahkan, mereka juga dapat mengumpulkan laporan untuk membantu pengambilan keputusan serta mengotoritasi aktivitas tertentu.
Sebab itu, jenis struktur ini cocok untuk diterapakan pada perusahaan yang bergelut di bidang spesialis. Pasalnya, tipikal bisnis tersebut memerlukan ahli di bidangnya, seperti ahli teknik, hukum, sains, asuransi, dan yang lain.
#4 Struktur Organisasi Berbasis Proyek
Bagi bisnis yang berkecimpung dalam proyek yang berbeda dari klien ke klien atau dari proyek singkat ke proyek singkat yang lain, maka tentunya memerlukan struktur organisasi yang sesuai untuk kondisi itu. Dimana struktur tersebut terus berubah setiap saat, sehingga dibutuhkan kemampuan mengumpulkan tim yang tepat supaya membantu terselesaikannya pekerjaan dalam waktu yang singkat.
Contohnya, direktur membentuk sebuah tim yang terdiri dari pimpinan dan anggota dengan keahlian yang diperlukan untuk menggarap suatu proyek. Kemudian, ketika proyek rampung, maka tim tersebut dapat ditugaskan untuk proyek baru dengan formasi tim yang berbeda. Karena memang, setiap proyek memiliki masalah dan kendala berbeda, sehingga dibutuhkan karyawan khusus dan juga berkolaborasi dengan banyak pihak.
Untungnya, dengan struktur organisasi berbasis proyek yang fleksibel ini memungkinkan perusahaan untuk memilih tim terbaik di setiap proyek, seperti mencampur dan mencocokkan tim seperlunya. Namun, tidak memungkiri bahwa tim terpaksa harus mampu beradaptasi dengan sekumpulan kolega baru, bahkan mungkin manajer baru di setiap proyek baru yang mereka tangani.
Selain itu, manajer juga harus terampil dan serba bisa dalam menangani semua fungsi manajemen tradisional keuangan, operasi, SDM, pemasaran, dan sebagainya. Itulah keunggulan struktur berbasis proyek, mampu menyiasati proyek yang waktunya singkat dengan struktur fungsional yang memudahkan semua pemimpin proyek.
#5 Struktur Organisasi Divisional
Uniknya, struktur organisasi ini mendasari pengelompokan divisi sesuai kriteria khusus, baik berdasarkan letak geografis perusahaan, pelayanan, dan segmentasi pasar. Karenanya, inilah model yang setiap divisi di dalamnya menyusun dan merancang struktur organisasi secara mandiri.
Di samping itu, struktur organisasi divisional mampu mengelola dengan baik hubungan antar departemen maupun divisi. Oleh karenanya, struktur tersebut tepat digunakan untuk perusahaan yang mesti menghadapi perubahan lingkungan yang cepat. Namun, kerapkali model ini menyebabkan koordinasi antar divisi berjalan tidak baik serta membutuhkan banyak sumber daya untuk menjalankannya.
Selain itu, acapkali kepentingan divisi menjadi lebih menonjol ketimbang kepentingan perusahaan. Karenanya, kompetisi antar divisi cukup tinggi sehingga rentan memicu masalah baru.
#6 Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini populer dan banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan besar dunia. Tak terkecuali Indonesia, banyak perusahaan disini yang juga menggunakannya. Pasalnya, cara kerja struktur ini mengkolaborasikan dua struktur antara struktur fungsional dan struktur divisional. Karenanya, pengambilan keputusan oleh perusahaan menjadi lebih mudah. Bahkan, lebih mendekatkan perusahaan dengan konsumen.
Kendati demikian, struktur ini kerapkali merepotkan perusahaan untuk merekrut tenaga profesional yang bisa diandalkan. Selain itu juga berpotensi besar memicu konflik antar unit lantaran kesamaan job desk atau kegiatan antar unit.
Kesimpulan
Setelah mengetahui bahwa setiap struktur organisasi perusahaan memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, mungkin kita akan bertanya-tanya, kira-kira struktur organisasi apa yang bagus? Yap, jawabannya adalah semua struktur diatas merupakan struktur organisasi perusahaan yang bagus.
Namun, kembali lagi ke kebutuhan dan target yang akan dicapai perusahaan kita. Inilah momen yang tidak mudah untuk memilih salah satu struktur yang relevan untuk bisnis kita. Selain itu, kita juga harus memperhatikan ketersediaan dan keahlian karyawan yang akan mengisi struktur yang akan kita pilih. Karena itu, sebelum memilih struktur itu perlu kiranya kita menjawab pertanyaan berikut ini:
- Bagaimana pengelompokan fungsional dari proses kerja?
- Apakah terdapat pengelompokan kelompok kerja, tim, atau unit secara alami?
Setelah menjawabnya, setidaknya kita memiliki gambaran akan fungsi tiap unsur di dalamnya dan memahami bagaimana aktivitas kerja diatur dan dilaksanakan. Di samping itu juga hubungan pelaporan alami dan rantai komando teridentifikasi, baik pelaporan tersebut secara vertikal maupun horizontal.
Bahkan, ketika pilihan sudah diambil kita juga masih harus melakukan evaluasi secara berkala dalam waktu tertentu, supaya mengetahui keefektifan struktur organisasi tersebut. Sebab, alih-alih memperoleh keuntungan, yang ada malah menelan rugi banyak kalau struktur organisasi yang dipilih tidak sesuai. Itulah mengapa ulasan ini menyajikan banyak pilihan struktur organisasi untuk Sobat Bisnis supaya memiliki banyak referensi dalam memilih. Jadi, Sobat Bisni mau pilih yang mana?
