Kategori: manajemen

Halo, Sobat Bisnis. Ketika memasuki supermarket atau swalayan, pernahkah membayangkan bagaimana cara menghitung persediaan barang-barang yang bejibun itu di dalam gudang? Padahal, kita tahu bahwa barang-barang itu tidak selalu dalam kondisi bagus atau mungkin sudah tidak ada di gudang, lantas bagaimana mengeceknya? Stock opname adalah solusinya. Nah, biar kita tahu, apa stock opname itu dan apa manfaatnya, berikut ulasan sinaubisnis.com.

Pengertian Stock Opname

Pengertian Stock opname  adalah kegiatan menghitung persediaan stok barang saat masih di gudang sebelum dijual. Terbayang kan, kalau kegiatan ini memang boleh dikata cukup menyita waktu, dan bahkan juga memerlukan ketelitian yang ekstra.

Pasalnya, untuk melakukannya mau tidak mau kita mesti memeriksa serta melakukan perhitungan barang secara langsung di dalam gudang. Di tambah lagi, ketika melakukan penghitungan, jangan sampai kita melewatkan salah satu barang apalagi melakukan kesalahan. Sebab, hal itu nantinya akan berimbas pada stok barang yang hendak dijual.

Sementara itu, bagi perusahaan, stock opname besar faedahnya lantaran melalui kegiatan ini perusahaan mengetahui catatan pembukuan secara akurat dan pasti. Karenanya, di dalam struktur organisasi perusahaan, biasanya fungsi ini dilakukan oleh salah satu sistem pengendali internal. Dan, biasanya guna mengefisiensikan waktu saat melakukan stock opname, perusahaan akan mengatur waktu sebelumnya untuk pemeriksaan rutin.

Kabar baiknya, kini dengan ditemukannya barcode, perusahaan lebih terbantukan untuk menghitung persediaan barang. Terlebih lagi, selain mudah digunakan, barcode juga diyakini dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang.

Tujuan Stock Opname

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, stock opname dilakukan guna mencocokkan persediaan barang yang tertulis di catatan pembukuan dengan yang tersedia di gudang. Apakah jumlahnya sesuai atau tidak. 

Misalkan, apabila jumlah barang yang tersedia ternyata lebih banyak dari yang dicatat, maka lakukanlah pengecekan ulang. Sebab, mungkin saja ada transaksi yang belum tercatat, atau mungkin salah pencatatan.

Sebaliknya, yang terjadi malah barang yang tersedia kurang. Maka, biasanya akan dilakukan dua hal, yakni perusahaan membebankan petugas bagian stock opname  untuk mengganti kekurangan barang, atau membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang.

Di sisi lain, selain mengetahui persediaan barang, stock opname juga sejatinya dapat untuk membantu menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang. Atau bahkan di perusahaan manufaktur, stock opname biasanya dilakukan untuk mengetahui persediaan bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, dan barang penolong.

Untuk melakukan stock opname biasanya ditugaskan petugas audit yang bukan bagian dari personel pencatat persediaan internal perusahaan. Dengan demikian, maka petugas tersebut dapat bekerja secara independen, dan harapannya akan diperoleh hasil yang benar-benar akurat.

Periode Pengerjaan Stock Opname

Periode pengerjaan stock opname sendiri biasanya antar perusahaan berbeda-beda tergantung kebutuhan dan kemampuan. Namun, umumnya dilakukan setiap akhir tahun atau akhir bulan. Walaupun, ada juga perusahaan yang melakukan setiap triwulan atau caturwulan, seperti perusahaan dengan SPI yang rapi.

Pada beberapa perusahaan yang lain, malah ada yang melakukannya setiap awal bulan supaya menekan resiko selisih dari stok. Dengan itu, maka perusahaan dapat segera mengetahui perbedaan stok dan mencari tahu akar dari analisis perhitungannya. Misalnya, jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka proses stock opname akan menjadi lebih lama. Untuk itu, kegiatan ini biasanya disiasati untuk dilakukan ketika perusahaan sedang tidak beroperasi atau di sela hari kerja. 

Tahapan Pengerjaan Stock Opname

Idealnya untuk melakukan stock opname dibutuhkan sebuah tim. Dimana di dalam tim tersebut setidaknya terdiri dari tim input dan tim penghitung. Selanjutnya, supaya lebih jelas bagaimana tahapan pengerjaannya, berikut ini:

– Tahap Awal

Biasanya sebelum melakukan stock opname, alokasikanlah waktu jauh-jauh hari, sekitar satu minggu. Dimana pada tahap ini, intensitas komunikasi akan lebih sering dilakukan dengan orang gudang. Untuk itu, lakukan koordinasi dengan bagian gudang untuk melakukan beberapa hal berikut:

1. Merapikan stok dengan menatanya sesuai jenis dan kode barang, guna meminimalisir kerancuan pada saat stock opname karena lokasi barang yang tidak beraturan.
2. Melengkapi stok barang di gudang dengan barcode yang telah disesuaikan dengan program.
3. Menyiapkan stiker atau tag untuk menandai stok yang telah dihitung. Dan juga, perlu disiapkan stiker bertuliskan “TIDAK DIHITUNG” karena semua barang tidak perlu dihitung.

– Tahap Persiapan

Tahap ini biasanya dilakukan mendekati hari H pelaksanaan stock opname, atau umumnya mendekati H-1. Maka, ada beberapa hal yang perlu dilakukan, diantaranya:

1. Pembagian tugas untuk setiap orang yang terlibat dalam proses stock opname.
2. Berkoordinasi dengan bagian gudang untuk melengkapi inputan mutasi barang sampai jam tutup operasional H-1, dan juga menghentikan mutasi barang setelah itu sampai proses stock opname selesai.

– Tahap Stock Opname

Pada tahap ini stock opname dilakukan. Maka ada beberapa langkah yang mesti dilakukan, diantaranya:

1. Memastikan ulang, apakah semua transaksi yang berkaitan dengan stok sudah terinput seluruhnya ke dalam program.
2. Kemudian, print semua daftar stok dari program sebagai pedoman stok oleh bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Selain itu, sebaiknya bagian gudang tidak mengetahui perihal daftar stok versi program pada saat melakukan perhitungan.
3. Ketika proses stock opname berlangsung, maka setiap stok yang sudah dihitung diberi stiker atau tag supaya tidak terjadi double penghitungan.
4. Setiap lembar pencatatan yang sudah terisi penuh langsung diserahkan ke tim input agar segera disalin ke microsoft excel. Dan, untuk format excel sendiri diatur supaya memudahkan untuk memeriksa selisih stok.
5. Apabila ditemukan terjadi selisih, maka lakukan pemeriksaan ulang untuk stok yang selisih. Apakah memang terjadi selisih stok, atau malah salah hitung.
6. Setelah semua proses stock opname rampung, maka hasilnya diberikan kepada bagian accounting guna dilakukan penyesuaian persediaan ke program atau adjustment stock.
7. Membuat hasil laporan stock opname untuk diserahkan kepada divisi terkait. Sebab, selain untuk keperluan dokumen perusahaan, laporan tersebut juga akan dijadikan acuan pembelian barang di kemudian hari.

Manfaat Stock Opname

Terakhir, tentunya sudah terbayang apa saja sih manfaat dari stock opname. Memang, selain mempermudah kita untuk mengetahui jumlah stok barang di dalam gudang secara pasti. Ada beberapa manfaat yang lain lho. Apa saja? Ini dia:

1. Memitigasi juga meminimalisir penyimpangan barang, seperti kekurangan atau kelebihan.
2. Merespon secara cepat apabila terdapat barang yang hilang atau kurang, sehingga ketersediaan stok barang selalu ada.
3. Dijadikan sebagai bahan analisis untuk mengetahui laju perkembangan perusahaan serta untuk perencanaan stok gudang ke depan agar tidak mengalami kelebihan dan kekurangan stok.
4. Mengawasi arus keluar dan masuk barang secara benar dan pasti.
5. Mengawasi kondisi barang yang tersedia di dalam gudang.
6. Memperoleh HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk digunakan menghitung laba dan rugi perusahaan.

Penutup

Jadi, apakah Sobat Bisnis sudah memperoleh gambaran mengenai stock opname? Setelah kita mengulas dari pengertian, tujuan, periode pengerjaan, tahap pengerjaan, dan manfaat, semoga dapat membantu Sobat Bisnis untuk melakukan stock opname. Maka, demikianlah ulasan sinaubisnis.com kali ini. Semoga bermafaat ya!

Halo, Sobat Bisnis. Pernah mendengar istilah Job Description dan Job Specification? Dalam perusahaan, kedua istilah itu sering disebut-sebut, utamanya dalam hal pembagian tugas. Sayangnya, seringkali masih saja ada yang keliru alias tertukar memahami pengertian keduanya. Untuk itu, pada ulasan ini, sinaubisnis.com akan mengulik perbedaan kedua istilah itu. Mari, simak penjelasannya berikut ini!

Pengertian

Selanjutnya, mula-mula kita akan memahami pengertian job description dan job specification terlebih dahulu agar mempunyai gambaran akan dua hal tersebut. Langsung saja, inilah pengertian dari job description dan job specification.

Job description

Istilah ini disebut juga gambaran jabatan atau uraian tugas. Yakni, suatu uraian yang menggambarkan tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas beserta langkah-langkah teknisnya. Karenanya, uraian tersebut setidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:

• Job identification: bagian yang menjelaskan nama pekerjaan, nama jabatan yang akan diisi, nama departemen atau bagian tempat bekerja, dan dimana lokasi tempat pekerjaannya.
• Job summary: bagian yang menggambarkan tugas dari pekerjaan, seperti kegiatan atau tugas yang harus dikerjakan, lalu pembagian tugas dari tugas utama, tugas sekunder dan tugas lainnya yang dijelaskan secara detil.
• Duties and responsibility: bagian yang menjelaskan tugas dan beban tanggung jawab dari pekerjaan.
• Supervision: bagian yang menjelaskan hal-hal apa saja yang harus diawasi dalam menjalankan pekerjaan. Termasuk didalamnya juga menerangkan berapa jumlah orang yang harus diawasi.
• Relation to other jobs: bagian ini sangat penting dalam menjaga kontinuitas pekerjaan. Karenanya, pada bagian ini harus dijelaskan dengan detil bagaimana hubungan vertikal maupun horizontal posisi yang akan ditempati dengan posisi lainnya. Termasuk di dalamnya menerangkan kepada siapa pelaporan ditujukan dan laporan siapa yang harus diterima.
• Working conditions: bagian ini menjelasakan syarat-syarat kondisi ketika melakukan pekerjaan, baik itu berkenaan kondisi fisik seperti kebisingan, debu, asap, panas, dan cahaya, maupun kondisi psikis seperti stres, dan yang lainnya.
• Social environment: bagian ini menjelaskan kondisi sosial tempat bekerja. Semisal, bagaimana interaksi antar pekerja, proses manajemen,  hingga kondisi fasilitas-fasilitas terkait ruang kerja.

Tentunya, job description ini harus disusun dengan baik karena akan berdampak pada pengembangan job specification atau spesifikasi jabatan. Nah, supaya lebih memahami job description berikut ini penjelasannya dengan contoh: marketing.

#1 Alasan dibentuk Jabatan

Penjualan yang terus meningkat atau minimal bertahan adalah goals setiap perusahaan. Sebab itu, perlu upaya yang kontinu untuk membina hubungan baik dengan pelanggan agar mampu memaksimalkan penjualan produk, baik barang maupun jasa.

#2 Identitas Jabatan

Nama jabatan                 : Sales Barang

Atasan langsung             : Supervisor Barang

Atasan tidak langsung   : Kepala Marketing Jasa & Barang

Departemen / bidang    : Marketing

#3 Tugas dan Tanggung Jawab Utama

1. Merawat dan mempertahankan pelanggan/customer yang sudah ada.
2. Memperluas pencarian pelanggan/customer baru.
3. Bertanggungjawab atas nilai penjualan di lingkup area penjualannya yang menjadi bagiannya.
4. Memastikan pendistribusian produk sampai ke pelanggan/customer tepat waktu.

#4 Kewenangan

Mengelola biaya promosi dan iklan sesuai dengan batas anggaran yang diberikan.

#5 Hubungan kerja

• Alokasi kerja: di dalam kantor 20% dan di luar kantor 80%.
• Banyak berinteraksi dengan banyak orang yang baru dikenal dengan latar belakang asal yang beragam.

Job Specification

Istilah ini disebut juga spesifikasi jabatan, yakni suatu uraian yang memuat latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi serta hal-hal lainnya. Sebab, job specification ini akan dijadikan acuan untuk melihat hubungan antara seseorang dengan jabatan yang akan diisi.

Karena itulah, job specification juga sering disebut hiring specification lantaran biasanya dijadikan informasi dasar dalam proses rekrutmen, mulai dari awal, seleksi, sampai penempatan karyawan. Untuk itu, job specification setidaknya memuat hal-hal berikut:

• Physical characteristics: bagian ini menyangkut seputar kesehatan, seperti: kekuatan, daya tahan, usia, tinggi, berat badan, koordinasi tangan dan kaki, koordinasi motorik, penglihatan, suara, mata, dan diskriminasi warna.
• Psychological and social characteristics: bagian ini memuat mengenai hal-hal seperti kemampuan percakapan, stabilitas emosional, inisiatif, sopan santun, dan lain-lain.
• Mental Characteristics: bagian ini memuat tentang kecerdasan umum, memori, kemampuan berkonsentrasi, tinjauan ke masa depan, penilaian, dan lain-lain.
• Personal Characteristics: bagian ini mencakup pendidikan, jenis kelamin, pekerjaan pengalaman, hobi, latar belakang keluarga, dan lain-lain.

Dengan demikian, maka job specification sejatinya sangat dibutuhkan untuk mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu serta mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkannya.

Nah, supaya lebih memahami job specification, berikut inilah contohnya: marketing.

#1 Identitas Jabatan

Nama jabatan : Sales Barang

Atasan langsung : Supervisor Barang

Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

Departemen / bidang : Marketing

#2 Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang dibutuhkan

1. Pendidikan minimal D3, diutamakan yang berpendidikan S1.
2. Diutamakan mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun.
3. Diutamakan pernah mengikuti pelatihan selling skills atau teknik menjual.

#3 Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi)

1. Inisiatif
2. Percaya diri
3. Kemampuan komunikasi
4. Pengambilan keputusan

Perbedaan Job Description dan Job Specification

Setelah mengetahui pengertian job description dan job specification maka setidaknya kita mempunyai gambaran akan kedua istilah ini. Sehingga, menjadi lebih mudah untuk kita memahami perbedaan diantara keduanya. Maka, berdasarkan penjelasan diatas, ada tiga hal mencolok yang membedakan kedua istilah itu, diantaranya:

Job Description

1. Menerangkan tentang bagaimana pekerjaan dan tugas dilakukan.
2. Memberikan informasi tentang tempat dan waktu kerja serta gaji maupun tanggung jawab.
3. Menerangkan apa yang harus dikerjakan dalam menjalankan pekerjaan tersebut.

Job Specification

1. Memberikan informasi tentang persyaratan dan kemampuan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.
2. Memberikan informasi mengenai persyaratan umur dan kualifikasi serta pengalaman kerja.
3. Menerangkan kriteria dan syarat untuk pekerjaan tersebut.

Nah, dari mengetahui perbedaan antara job description dengan job specification nantinya akan membantu perusahaan untuk mengarahkan pengembangan karyawan yang diterima menjadi lebih terstruktur, dari step awal sampai akhir.

Manfaat Menyusun Job Description dan Job Specification

Akhirnya, sesudah job description  dan job specification tersusun dengan jelas, maka dengan sendirinya telah terbentuk sistem job profiling atau yang disebut juga analisa jabatan. Dimana dengan sistem tersebut perusahaan sejatinya telah memiliki dasar yang kuat untuk proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia karyawannya.

Oleh karenanya, arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terstruktur, mulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan, penilaian kinerja/performance management sampai suksesi pegawai.

Kesimpulan

Itu tadi ulasan mengenai perbedaan antara job description dan job specification yang disertai dengan contoh supaya memudahkan kita untuk memahaminya. Sehingga, dengan memahami perbedaan antara keduanya harapanya akan membuat kita dapat dengan mudah memahami informasi dalam lowongan kerja, atau juga bagi perusahaan membantunya dalam mengarahkan pengembangan karyawan-karyawannya.

Halo, Sobat Bisnis. Pernah kebingungan mencari cara untuk mengembangkan bisnis? Udah, sekarang nggak usah bingung lagi. Soalnya ada alat analisis sederhana yang dapat membantu kita menyusun strategi pengembangan bisnis. Wah, alat apa itu? Analisis SWOT, namanya. Kali ini, sinaubisnis.com akan mengupas banyak hal tentang analisis SWOT itu. Jadi, simak ulasannya berikut ini!

Apa Analisis SWOT itu?

SWOT adalah akronim dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman), yang ditemukan oleh Albert Humphrey ketika memimpin proyek riset Universitas Stanford (Stanford Research Institute). Saat itu, pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an, dia menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500 untuk menemukan analisis SWOT tersebut.

Itulah sebabnya, analisis SWOT mengatur keempat hal itu untuk diinput ke dalam daftar yang terorganisir, kemudian akan disajikan dalam bilah kisi-kisi yang dibikin secara sederhana. Yang mana dalam menggunakan analisis itu akan dipetakan menjadi dua faktor, internal dan eksternal. 

Dimana faktor internal tersebut, terdapat Strengths (kekuatan) dan Weaknesses (kelemahan). Dua hal itu berasal dari dalam perusahaan sehingga dapat kita kendalikan serta dapat berubah. Adapun contohnya adalah performa karyawan, properti intelektual dan paten, lokasi dan kondisi kantor fisik perusahaan, serta elemen lainnya yang dapat dikendalikan oleh perusahaan.

Sedangkan faktor eksternal terdapat Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman), dua hal yang mempengaruhi bisnis atau berada di luar perusahaan kita pada pasar yang lebih besar. 

Meski faktor eksternal tersebut tidak dapat kita kendalikan atau bahkan mengubahnya, tetapi kita dapat memanfaatkan peluang dan berlindung dari ancaman tersebut. Contohnya, kondisi ekonomi global, regulasi pemerintah setempat, trend prilaku konsumen, harga bahan baku, dan pesaing.

Lantas, setelah memahami dua faktor tersebut di dalam analisis SWOT, maka melalui analisis tersebut kita akan mempelajari strategi yang solid untuk membikin skala prioritas pekerjaan sehingga mempermudah pengembangan bisnis.

Bahkan, walaupun kita sudah merasa yakin mampu membawa bisnis kita berhasil. Namun, analisis SWOT malah justru akan membukakan mata kita untuk melihat bisnis kita dari cara pandang yang luas. Mulai dari menemukan kekuatan dan kelemahan bisnis serta mengoptimalisasi peluang dan meminimalisir ancaman.

Siapa yang Melakukan Analisis SWOT?

Dalam melakukan analisis SWOT supaya berjalan efektif, perlu kiranya melibatkan penuh pendiri dan pemimpin perusahaan. Oleh karenanya, tugas itu sebetulnya tidak dapat didelegasikan ke orang lain.

Namun demikian, dalam melakukan pekerjaannya, pemimpin perusahaan tidak boleh sendirian. Karena itu, demi hasil terbaik, mau tidak mau harus mengumpulkan sekelompok orang sebagai sebuah tim yang mempunyai sudut pandang yang berbeda tentang perusahaan. 

Kemudian, pilih orang yang mampu merepresentasikan tiap aspek perusahaan, baik dari penjualan, pelayanan pelanggan, pemasaran sampai pengembangan produk. Itulah mengapa setiap orang harus ikut andil bagian dalam hal itu.

Selain itu, bagi perusahaan yang inovatif, bahkan turut mengajak pihak di luar jajaran internal mereka, seperti pelanggan, saat melakukan analisis SWOT supaya memperoleh masukan dari mereka, sehingga perspektif yang beragam itu akan mematangkan pertimbangan keputusan bisnis.

Sekalipun pada bisnis yang cakupannya masih kecil, analisis SWOT tetap harus dilakukan. Misalnya dengan meminta perspektif dari teman yang mengetahui bisnis kita, atau bahkan melibatkan akuntan, vendor, maupun pelanggan. Walhasil, poinnya adalah perspektif yang berbeda.

Maka, patut dipahami bahwa analisis SWOT tidak cukup dilakukan sekali saja, lantaran kegunaannya untuk menilai situasi bisnis sekarang serta memformulasi strategi yang tepat untuk pengembangan bisnis. 

Oleh karenanya, pasar yang bergerak dengan sangat dinamis menuntut kita untuk bisa mengevaluasi strategi kita, lalu merancangnya kembali dengan analisis SWOT yang baru setiap 6-12 bulan.

Itulah sebabnya, bagi pemula, analisis SWOT menjadi bagian penting dalam proses perencanaan bisnis. Dan, dengan itu, akan membantunya dalam penyusunan strategi, utamanya untuk memulai langkah bisnis yang tepat serta mengarahkan ke arah yang dituju.

Bagaimana Melakukan Analisis SWOT dengan Benar?

Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa pembentukan tim amat diperlukan untuk melakukan analisa SWOT. Maka, setiap harinya, tidak perlu mengawasi dan mengevaluasi analisa SWOT selama sepanjang hari, melainkan satu atau dua jam saja sudah cukup.

Untuk itu, lagi-lagi, dalam membentuk tim itu harus dipastikan betul setiap orang di dalamnya merepresentasikan setiap bagian perusahaan. 

Lalu, setelah itu akan ditemukan berbagai kelompok yang di dalamnya mempunyai sudut pandang yang berbeda sama sekali. Itulah mengapa hal itu sangat penting untuk membikin analisis SWOT efektif.

Maka dari itu, analisis SWOT itu layaknya pertemuan mendengarkan pendapat yang tujuannya untuk mengetahui cara yang tepat dalam menjalankan tugas. 

Karenanya, pada saat pertemuan disarankan untuk memerintahkan setiap orang mencatat dan urun ide untuk memulai sesuatu. Hal itu untuk mengantisipasi group think serta memastikan semua pendapat didengar.

Itulah sebabnya, setelah melakukan brainstorming selama kira-kira 5-10 menit, semua catatan diletakkan, lalu tempelkan juga ide-ide di kertas kecil yang ditempelkan ke di dinding, sekaligus mengelompokkan ide-ide yang serupa. 

Di samping itu, setiap orang juga diperbolehkan untuk menambahkan catatan tambahan pada saat itu apabila ada ide orang lain yang memicu pemikiran baru.

Lantas, setelah semua ide diorganisasikan, lalu saatnya menentukan peringkat ide. Kemudian, digunakan sistem pemungutan suara dengan mekanisme setiap orang memiliki 5-10 suara sebagai kuota memilih. Selain itu, catatan dalam berbagai warna  juga perlu dibuat karena berguna untuk latihan ini.

Di sisi lain, latihan pemungutan suara itu membuat kita memiliki daftar skala prioritas gagasan. Untuk itu, daftar tersebut menjadi bahan diskusi atau debat, yang kemudian akan menuntun pada keputusan terakhir terhadap skala prioritas. 

Itulah biasanya, CEO mendelegasikan hal itu kepada orang lain yang berkapasitas untuk menangani dan bertanggung jawab atas strategi bisnis. Dan, inilah proses menghasilkan ide untuk masing-masing keempat kuadran analisis SWOT: Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.

Contoh Pertanyaan yang Membantu dalam Menganalisis SWOT

Sebagaimana mafhum bahwa analisis SWOT amat memerlukan pertanyaan untuk menggali lebih dalam kekuatam, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada dalam perusahaan. Untuk itu, ada beberapa pertanyaan yang bisa kita berikan kepada tim kita saat sedang membangun analisis SWOT. 

Dan, berikut ini contoh pertanyaan-pertanyaan yang dapat membantu menerangkan setiap bagian dan menstimulus pemikiran kreatif pada tim.

#1 Kekuatan (Strength)

Kekuatan atau Strength merupakan salah satu faktor internal dan poin positif dari bisnis kita. Itulah hal-hal yang mampu kita kendalikan. Contohnya:

• Mana proses bisnis yang berhasil?
• Apa aset yang dimiliki di tim kita, seperti pengetahuan, keterampilan, pendidikan, jaringan, dan reputasi?
• Apa aset fisik yang kita miliki, seperti pelanggan, pendanaan, peralatan, teknologi, dan paten produk?
• Apa keunggulan kompetitif yang kita miliki dari pesaing?

#2 Kelemahan (Weaknesses)

Kelemahan atau Weakness merupakan salah satu faktor internal dan poin negatif yang mengurangi kekuatan bisnis kita. Itulah hal-hal yang mungkin perlu kita tingkatkan supaya bisnis kita lebih kompetitif.

• Apakah ada hal-hal yang diperlukan supaya bisnis kita lebih kompetitif?
• Manakah proses bisnis yang perlu diperbaiki?
• Apakah ada aset berwujud yang dibutuhkan perusahaan, semacam pendanaan atau peralatan?
• Apakah terdapat celah di dalam tim?

#3 Peluang (Opportunities)

Peluang atau Opportunities merupakan salah satu faktor eksternal dalam lingkungan bisnis kita yang condong berkontribusi pada kesuksesan bisnis.

• Apakah market bisnis kita berkembang? 
• Apakah terdapat tren yang akan mendorong orang-orang untuk memborong apa yang kita jual?
• Apakah ada acara atau event yang bisa dimanfaatkan perusahaan untuk mengembangkan bisnis?
• Apakah terdapat peraturan yang berubah yang akan berdampak pada bisnis kita secara positif?
• Apabila bisnis kita terus berkembang, apakah itu artinya produk kita menjadi kebutuhan pelanggan?

#4 Ancaman (Threats)

Ancaman merupakan salah satu faktor eksternal yang berada di luar kendali kita. Untuk itu, hal-hal berikut ini tetap harus dipertimbangkan untuk menyiapkan rencana darurat dalam mengurus masalah yang terjadi.

• Apakah terdapat pesaing potensial yang akan memasuki pasar bisnis kita?
• Apakah pemasok mampu untuk selalu memasok bahan baku yang kita butuhkan dengan harga yang cocok?
• Apakah bisa perkembangan teknologi di masa depan mengubah pola bisnis kita?
• Apakah perubahan perilaku konsumen ke depan akan berdampak negatif bagi bisnis kita?
• Apakah terdapat tren pasar yang dapat mengancam bisnis kita?

Contoh Analisis SWOT

Supaya lebih membantu untuk memahami analisis SWOT secara lebih baik, maka akan lebih baik dengan menyertakan contohnya. Itulah sebabnya, berikut ini contoh kasus yang bisa kita pelajari untuk memahami analisis SWOT dengan mudah.

Bakso Si Dia, rumah makanan (RM) bakso di Indonesia yang berada di sekitaran Wonosobo. Penjual biasanya menjual makanan bakso ini dengan makanan dan minuman sebagai pelengkapnya, seperti mie ayam, es teh, es jeruk, dan lain-lain.

Nah, RM Bakso Si Dia ini berencana untuk membuka cabang pertamanya di pusat kota Semarang. Karena itu,  ia sangat fokus pada pengembangan model bisnis yang akan mampu mendongkrak perkembangan bisnisnya, dan tidak menutup kemungkinan untuk membuka kemungkinan waralaba. Berikut inilah analisis SWOT RM Bakso Sidia:

Strengths

• Lokasi: Pusat kota yang sibuk.

• Keunikan: Makanan yang sehat tanpa bahan pengawet.

• Pengelolaan: Memiliki keterampilan manajemen yang sudah mumpuni.

Weaknesses

• Kekurangan modal: Persetujuan pinjaman dari bank. 

• Kurangnya reputasi: Bisnis masih fluktuatif.

• MInimnya alat penunjang dalam bisnis: masih menggunakan proses akuntansi manual.

Opportunities

• Pertumbuhan daerah: kota Semarang tumbuh sebesar 7,5% setiap tahun, dan sebagai kota industri sekaligus kota pelajar.
• Target pertumbuhan pasar: pelajar, karyawan, dan warga lokal yang terus bertumbuh.

Threats

• Kompetisi: rumah makan serupa memiliki pelanggan setia.

• Masalah pada saat pembukaan: kemungkin pelanggan tidak kembali lagi.
• Masalah pembuatan laporan keuangan: belum menggunakan software akuntansi.

Penutup

Selanjutnya, apabila bisnis kita sudah dianalisis SWOT, maka waktunya kita untuk memformulasikannya sebagai strategi dalam bisnis kita. Namun, tentunya harus disadari bahwa latihan ini perlu dilakukan supaya kita mampu menyusun strategi yang dapat kita kerjakan ke depannya.

Setelah itu, gali lebih dalam kekuatan bisnis kita serta cari tahu bagaimana kita dapat menggunakan kekuatan itu untuk memanfaatkan peluang kita. Kemudian, terapkan bagaimana kekuatan kita mampu menuntaskan ancaman yang ada di pasar. Maka dari itu, gunakan analisis ini untuk memunculkan daftar tindakan yang dapat kita lakukan.

Sebab, dengan daftar tindakan itu dan menyesuaikannya dengan kalender perusahaan, kita dapat mulai menentukan target pada tanggal tertentu. Misal, apa yang ingin kita capai dalam setiap bulannya.

Di samping itu, kita tentunya juga ingin melakukan beberapa hal dengan menganalisis bagaimana peluang eksternal yang kita miliki mampu membantu kita untuk mengatasi kelemahan internal kita sendiri. 

Untuk itu, bisakah kita juga meminimalisir kelemahan itu sehingga kita dapat memitigasi ancaman yang sudah kita identifikasi? Maka, mau tidak mau kita harus mempunyai daftar tindakan yang ingin kita prioritaskan dan jadwalkan.

Halo, Sobat Bisnis. Pernahkah mendengar apa itu outsourcing? Istilah ini merupakan nama salah satu sistem dalam dunia pekerjaan. Dimana banyak perusahaan kini yang menggunakannya untuk merekrut para pekerjanya, lantaran sistem ini dianggap menjadi solusi permasalahan mereka yang kerapkali kesulitan merekrut karyawan dalam jumlah besar. Lantas, apa sih sebenarnya sistem outsourcing itu? Nah, biar tidak makin penasaran, berikut inilah ulasannya dari sinaubisnis.com!

Pengertian Outsourcing

Outsourcing konon sudah ada sejak zaman Yunani dan Romawi. Dimana saat itu, baik bangsa Yunani maupun Romawi menyewa prajurit asing untuk bertempur bersama mereka dalam peperangan.

Tidak cukup itu, bahkan kedua negara tersebut juga menyewa ahli bangunan asing untuk membangun kota serta istana bagi kerajaan mereka. Kemudian, seiring dengan perkembangan prinsip sosial, outsourcing mulai diadaptasi penerapannya di dunia usaha.

Pikiran untuk menerapkan outsourcing dalam dunia usaha timbul lantaran adanya keinginan untuk saling membagi resiko di dunia kerja. Sebab, banyak perusahaan yang tidak mampu mengatasi permasalahan di pekerjaan mereka. Karena itulah, outsourcing diyakini menjadi salah satu cara paling tepat untuk menanggulangi hal tersebut.

Selanjutnya, rasanya akan lebih afdol kalau kita langsung membahas apa pengertian dari outsourcing itu. 

Outsourcing dalam pengertian sederhana sering dipahami sebagai aktivitas menghubungkan pekerja atau karyawan dengan perusahaan yang membutuhkannya melalui pihak supplier atau penyedia tenaga kerja. Dimana pihak supplier dan perusahaan akan menyepakati perjanjian supaya pihak supplier menyediakan pekerja atau karyawan untuk perusahaan tersebut.

Nah, sistem outsourcing sendiri sering digunakan oleh perusahaan yang mencari pekerja untuk posisi di bidang cleaning service, jasa keamanan, pengemasan, atau bidang-bidang pekerjaan lainnya. Karena memang, sistem tersebut selain membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pekerjanya dalam jumlah banyak, juga membantu mereka memperoleh pekerja yang kualifikasinya memenuhi standar baku mereka.

Itulah sebabnya, pekerja outsourcing juga laris digunakan oleh industri manufaktur. Pasalnya, hal itu membantu mereka yang kerepotan menyeleksi satu per satu dari banyaknya calon pekerja yang mendaftar. Untuk itu, dalam sistem ini, pihak supplier penting perannya menjembatani perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja dengan para calon pekerja.

Penerapan Outsourcing di Indonesia

Tak terkecuali di Indonesia, outsourcing dalam beberapa tahun belakangan berkembang pesat disini. Pasalnya, semakin banyak perusahaan yang beroperasi disini berefek pada pembukaan lapangan pekerjaan yang juga semakin banyak bagi masyarakat. Karenanya, perusahaan yang kesulitan menyeleksi para calon pekerjanya, kemudian menjadi peluang bagi keberadaan supplier outsourcing.

Untuk itulah, demi menjaga kondusivitas penerapan outsourcing, maka pemerintah Indonesia mencetuskan aturan mengenai hal itu dalam Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan nomor 13 Tahun 2003 dan Peraturan Menakertrans Nomor 19 Tahun 2012. Meski outsourcing tidak disebutkan secara eksplisit dalam UU tersebut, tetapi ketentuan tentang outsourching dapat ditemukan pada pasal 64, 65, dan 66 dalam UU tersebut.

Misalnya pada pasal 64, disebutkan bahwa “perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.”

Nah, perekrutan karyawan outsourcing tersebut dilakukan oleh perusahaan outsource. Adapun untuk sistem kerjanya, nantinya melalui sistem kontrak yang dibagi menjadi dua dalam UU, yakni Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

Jenis Pekerjaan Outsourcing

Selanjutnya, pada pasal 65 ayat (2) undang-undang no 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan disebutkan beberapa poin jenis pekerjaan yang bisa dilakukan oleh pekerja outsourcing, diantaranya:

• Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;
• Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;
• Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan
• Tidak menghambat proses produksi secara langsung

Walhasil, berdasarkan poin-poin diatas, pekerja outsourcing hanya boleh direkrut untuk melakukan pekerjaan di luar pekerjaan inti perusahaan pengguna jasa. Karenanya, di Indonesia, pekerjaan outsourcing diperuntukan untuk pekerjaan seperti penjaga kebersihan (cleaning service), keamanan, pekerja di pabrik, kurir atau supir, penyedia makanan (catering), petugas call center, hingga petugas manajemen fasilitas (facility management).

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

Tentunya tidak dapat dinafikan kalau dalam penerapan outsourcing sendiri terdapat kelebihan maupun kekurangan, terutama bagi pekerja outsourcing. Karena itu, hal-hal demikian seharusnya dapat dikelola dengan baik agar resiko-resiko yang tidak diinginkan dapat diminimalisir sejak awal. Lantas, ada kelebihan dan kekurangan apa saja dari sistem outsourcing ini? Inilah diantaranya:

Kelebihan Outsourcing

#1 Menghemat Anggaran untuk Pelatihan

Mafhum diketahui bahwa pekerja outsourcing mestinya sudah dibekali keahlian spesifik yang dibutuhkan perusahaan, semisal keahlian mengorganisir atau membersihkan barang. Dengan demikian, maka perusahaan tidak perlu merogoh kocek banyak untuk memberikan pelatihan bagi pekerja outsourcing yang direkrutnya.

#2 Meringankan Perusahaan dalam Rekrutmen Karyawan

Salah satu kemudahan yang bisa dirasakan langsung oleh perusahaan dari adanya perusahaan penyedia jasa (perusahaan outsourcing) adalah meringankan beban rekrutmen pekerja atau karyawan. 

Pasalnya, urusan rekrutmen yang sebelumnya ditangani langsung oleh perusahaan dilimpahkan ke perusahaan outsourcing untuk menyeleksi karyawan outsourcing. Untuk itu, perusahaan tinggal menunggu beres saja dari perusahaan outsourcing untuk karyawan-karyawan hasil seleksi mereka

#3 Perusahaan Lebih Fokus Mengurus Kegiatan Inti Bisnis

Menggunakan pekerja outsource mestinya dapat membuat perusahaan tidak perlu repot-repot lagi mengerjakan pekerjaan teknis sehari-hari, apalagi pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan kegiatan inti bisnis. Sebab, hal itu sudah ditangani oleh pekerja outsource. Karenanya, perusahaan tidak perlu lagi mencari tenaga kerja khusus, atau bahkan mengadakan training, maupun mengalokasikan rekrutmen khusus untuk posisi-posisi tertentu.

#4 Perusahaan Tidak Perlu Mengurusi Asuransi Perusahaan

Dengan memakai pekerja outsourcing, perusahaan tidak usah repot-repot menyediakan fasilitas maupun tunjangan makan, bahkan juga tidak perlu mengurusi asuransi kesehatan/BPJS Kesehatan. Dikarenakan hal itu menjadi tanggung jawab perusahaan outsourcing itu sendiri.

Kekurangan Outsourcing

#1 Informasi Perusahaan Rawan Bocor

Tidak dipungkiri bahwa mempekerjakan pekerja outsourcing terutama untuk jenis pekerjaan rahasia memang rentan dengan kebocoran informasi perusahaan. Karenanya, mengisi posisi pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan utama bisnis sangatlah tidak disarankan.

Apalagi, kalau informasi rahasia perusahaan sampai dijual ke pihak lain, atau bahkan sampai diketahui oleh kompetitor. Maka, akan berdampak buruk bagi perusahaan kita.

#2 Kontrak yang Singkat

Lantaran pekerja outsourcing diatur melalui kontrak, biasanya kontrak tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Itulah sebabnya, karena harus sering memperbaharui kontrak, sehingga perusahaan terkadang kerepotan bila harus menjalin kerja sama baru dengan perusahaan outsource lain.

Pasalnya, perusahaan outsource baru maka sama saja dengan merekrut tenaga kerja outsource baru. Karenanya, akan membutuhkan banyak waktu lagi untuk proses rekrutmen dan peralihan tugas.

#3 Ketergantungan pada Tenaga Kerja Outsource

Tidak menutup kemungkinan bahwa perusahaan yang biasa mengenakan pekerja outsourcing akan mengalami ketergantungan. Terlebih, apabila perusahaan outsource memiliki sistem atau cara kerja yang dirahasiakan dari perusahaan. Sehingga, perusahaan yang menggunakan jasa outsource tersebut tidak bisa asal mengetahui hal itu.

Padahal, pekerja outsourcing dapat menjadi solusi ketika perusahaan memerlukan sumber daya manusia tambahan untuk merampungkan pekerjaan tertentu. Sebab itu, kini banyak perusahaan yang memilih merekrut tenaga kerja outsource supaya lebih praktis dan mudah.

#4 Tidak Ada Jenjang Karir bagi Pekerja

Untung bagi perusahaan maupun perusahaan outsource, namun tidak seturut dengan nasib para karyawan outsourcing. Sebab, sistem ini tidak memberikan kesempatan jenjang karir bagi mereka. Karena itu, mau tidak mau mereka terkungkung dalam kondisi yang tidak menyejahterakan mereka dalam jangka panjang.

baca juga : Mengenal 6 model Struktur Organisasi Perusahaan

Polemik Outsourcing di Indonesia

Praktik outsourcing di Indonesia bukan tanpa celah. Meski sudah ada payung hukum yang menaunginya sebagaimana yang telah diutarakan sebelumnya. Namun, kepastian hukum tersebut nyatanya belum sepenuhnya mampu mengakomodir hak-hak pekerja outsourcing. 

Contoh kasus, misalnya, aturan yang bertabrakan antara perusahaan penyalur dengan perusahaan tempat bekerja. Dimana berbeda dari pekerja yang langsung bekerja di perusahaan, pekerja outsourcing dalam penerimaan upah tidak langsung dari perusahaan, melainkan diperantarakan melalui perusahaan penyalur.

Akibatnya, pekerja outsourcing mau tidak mau harus mematuhi aturan, baik dari perusahaan penyalur maupun perusahaan tempat bekerja meski memberatkan agar memperoleh upah dari perusahaan penyalurnya. Inilah dilema bagi para pekerja outsourcing sekaligus menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan di Indonesia.

Selain itu, pada perkembangannya, ternyata lika-liku polemik sistem outsourcing makin komplek, terutama dari sisi perusahaan outsource sendiri. Bahkan, dampaknya menyebabkan banyak dari pekerja atau karyawan yang menolak sistem outsourcing ini. Karena, menurut mereka, seringkali hak-hak seperti tunjangan dan lainnya tidak mereka peroleh sebagaimana mestinya dari perusahaan tempat mereka bekerja.

Lagi-lagi, kalau mau diurai apa penyebabnya, maka berasal dari perusahaan supplier itu sendiri. Pasalnya, pihak perusahaan yang sejatinya sudah membayar upah ke perusahaan supplier sesuai ketentuan. Malah masih dipotong lagi upah tersebut oleh perusahaan supplier bahkan bisa mencapai 30 persen dengan dalih biaya administrasi dan sebagainya, karenanya upah yang diterima pekerja berkurang tidak sedikit.

Naasnya lagi, tidak semua pekerja outsourcing mengetahui berapa besar potongan gaji yang diambil oleh perusahaan outsourcing. Padahal, idealnya, diatur dalam perjanjian kontrak, pekerja outsourcing memperoleh upah kerja sekitar 90%, sedangkan 10% dipeuntukan bagi perusahaan supplier sebagai manajemen fee.

Sayangnya, itu semua hanyalah sekelumit dari benang kusut polemik outsourcing di tanah air ini. Maka dari itu, perlu keseriusan pemerintah dan lembaga terkait untuk mengawasinya supaya tidak terjadi lagi pelanggaran. Bahkan, harapannya pemerintah mampu menciptakan iklim industri yang sehat, dimana pekerja outsourcing di dalamnya memiliki keahlian serta keterampilan.

Terakhir, amat diharapkan bagi perusahaan maupun tenaga kerja agar memahami perjanjian maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku supaya tercipta sebuah win-win solution baik bagi perusahaan, pekerja, maupun pemerintah. Hal itu tentu memerlukan upaya edukasi secara sistematis baik kepada perusahaan maupun pekerja, sehingga dapat dipahami kemudian dijalankan oleh masing-masing pihak.

Penutup

Akhirnya, usai juga ulasan sinaubisnis.com mengenai outsourcing, mulai dari pengertian, penerapan, sampai kelebihan dan kekurangannya. Untuk itu, peluang outsourcing ke depannya yang sejatinya masih terbuka lebar, harus bisa dioptimalkan dengan baik oleh pemerintah dibarengi dengan pengawasan terhadapnya guna menciptakan iklim industri yang sehat. Sehingga, harapannya bukan hanya memperluas kesempatan kerja bagi masyarakat, mengurangi pengagguran tetapi juga menyejahterakan mereka.

Halo, sobat bisnis! Pasti sering dong terlibat di berbagai forum entah forum obrolan santuy, diskusi, maupun rapat kerja. Mungkin di kampus, di komunitas, atau di tempat kerja sadar atau tidak sadar kita banyak membuat forum. Waaah! Iya kan? Pernah jadi pesertanya? Atau bahkan jadi yang memimpin forum?

Kadang ketika mendapatkan amanah untuk berada di posisi center kita sedikit kaget dan kebingungan itu mengarahkan forum tersebut. Apalagi kalau suasananya terkesan kurang kondusif. Kali ini kita akan membahas tips-tips bagaimana mengelola sebuah forum (manajemen forum) supaya bisa sukses terjalankan sesuai dengan yang kita harapkan.

Apa sih forum itu?

Kalau mengintip aplikasi Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) V, sebenarnya ada beberapa pengertian dari kata forum, yakni:

1. (n) lembaga atau badan; wadah
2. (n) sidang
3. (n) tempat pertemuan untuk bertukar pikiran secara bebas

Nah di sini kita menggunakan pengertian paling akhir yaa. Jadi, forum adalah tempat pertemuan untuk orang-orang yang ingin bertukar pikiran. Seperti yang disebut di awal tadi, ada beberapa bentuk forum. Bisa forum diskusi, forum rapat, dan sebagainya. Berbagai bentuk forum itu didasarkan pada tujuannya.

Kalau forum diskusi, tujuannya ya untuk membahas suatu topik atau isu tertentu. Contohnya seperti para mahasiswa yang membuat forum diskusi membahas dampak Undang-undang Cipta Kerja (UU Ciptaker), para pebisnis muda yang membuat forum diskusi tentang cara marketing di media sosial, dan sebagainya.

Kalau forum rapat, tujuannya adalah memenuhi tujuan diadakannya rapat, hihi. Misalnya rapat panitia acara ya untuk keperluan acara tersebut. Atau rapat project team akan membahas tentang apa yang perlu dilakukan oleh tim tersebut.

Tentunya, supaya forum tersebut bisa berjalan baik dan memenuhi tujuannya, diperlukan adanya pengelolaan yang baik. Nah, gimana tuh caranya?

4 Tips Mengelola Sebuah Forum supaya Efektif

Pertama dan utama, semangaaaat! Karena menjadi seorang pengelola forum pastinya kamu termasuk pribadi hebat yang punya kesempatan untuk belajar di sini. Simak 4 tips manajemen forum berikut ini :

1. Pastikan Apa Tujuan Diselenggarakannya Forum

Seperti sudah sempat disinggung sebelumnya, setiap forum punya tujuan. Tapi kadang kita sebagai pengelola lupa dan terlalu asyik bicara hingga tidak tahu apakah forum ini telah memenuhi tujuannya atau belum. Kita perlu menentukan apa esensi dari adanya forum ini.

Apakah untuk menghasilkan keputusan rapat? Apakah untuk membahas suatu isu secara kritis dan mencerahkan? Atau apa? Tujuan perlu sejak awal dipastikan agar nanti forum bisa berjalan efektif dan efisien. Sering kali ada peserta yang menggerutu karena terjebak di dalam forum yang hanya berputar-putar tanpa tahu tujuan jelasnya. Mari, kita minimalisasi itu terjadi di forum yang kita kelola.

2. Buat Aturan Teknis dan alur/urutan Jalannya  Forum

Nah, kalau sudah tau tujuannya, mudah bagi kita menata apa saja alur yang akan dilakukan di forum. Misalnya untuk forum diskusi, kita membutuhkan susunan acara. Nanti pertama-tama, pembukaan, lalu dilanjutkan sambutan sebentar misalnya, lalu masuk ke materi inti, dan dilanjutkan tanya jawab. Terakhir penutup.

Kalau forum rapat, formatnya mungkin bukan susunan acara, tapi poin-poin bahasan apa yang perlu dibahas di awal dan dilanjutkan poin selanjutnya. Hal ini perlu dipikirkan supaya nanti forum tidak berjalan tanpa arah.

3. Ketahui Siapa Audiens atau Peserta Forum

Perlu untuk kita ketahui siapa saja sih pribadi yang terlibat di dalam forum kita ini. Pertama, supaya kita mampu menempatkan diri. Jangan-jangan ada tokoh di tengah kita itu, yang perlu diberi sikap menghormati. Juga kedua, dengan mengetahui para peserta yang hadir, kita akan lebih mudah mengarahkan forum. Misalnya forum untuk pelajar, maka kita bisa menggunakan cara yang agak santai. Kalau forumnya untuk para akademisi, maka kita sesuaikan.

Pengumpulan informasi mengenai latar belakang peserta forum dapat dilakukan sebelum maupun saat pelaksanaan forum. Misalnya apabila forum tersebut memerlukan pendaftaran, maka di formulir pendaftaran dapat digali tentang pengalaman atau latar belakang para peserta. Atau bila hal itu tidak sempat dilakukan, maka sobat-sobat bisa melakukannya dengan mengadakan sesi perkenalan singkat di awal forum. Supaya forum dilakukan lebih santai dan nyaman. Tentu hal ini tidak perlu dilakukan bila kita sudah sama-sama saling kenal seperti di forum rapat organisasi dan sebagainya.

4. Libatkan Setiap Peserta Forum

Sebagai pengelolaan forum, yang berada di posisi center, kita perlu memastikan forum itu berjalan dua arah. Bukan hanya kamu sendiri yang bicara, memutuskan, ingin didengar, tapi semua peserta perlu dilibatkan. Buat mereka merasa dianggap ada dalam forum tersebut, sehingga sama-sama nyaman untuk ikut mendukung tercapainya tujuan forum. Kalau perlu dan memungkinkan, kita bisa sapa satu persatu atau mengadakan sesi saling berkenalan.

Begitulah tips – tips untuk mengelola forum. Semoga lancar dan sukses yaaa forum yang sedang atau akan kamu siapkan. Percaya deh, kamu pasti bisa!

baca juga :

• 7 Lokasi Wisata Istanbul Turki yang Terkenal

• Hukum haji dan umrah menggunakan uang haram, apakah ibadahnya diterima?

• Ibadah Haji tapi punya Hutang, Boleh Gak sih?

• Tata Cara Shalat Idul Fitri dan Idul Adha

• Berapa Liter Air Zamzam yang Boleh Dibawa Pulang Jamaah Umroh?

• Kisah awal mula munculnya Sumur Zamzam

• 5 Tempat Kuliner Terkenal di Istanbul Turki

• Mengenal Sejarah Masjid Tan’im

• Daftar Nama Khalifah Dinasti Utsmaniyah Dari Awal Sampai Akhir

• Alasan Mengapa Pesawat tidak Boleh Melintas Diatas Kota Mekah

Beyond Data, Memaham data tenaga kerja dan dilema subsidi upah?

Kalau berbasis labour statistics yang diadopsi SAKERNAS dimana org bekerja didefinisikan mereka yang melakukan pekerjaan minimal 1 jam dalam 1 minggu terakhir saat disurvei, dengan kategori yang longgar termasuk membantu pekerjaan keluarga tanpa dibayar sekalipun

Seharusnya secara alamiah angka pengangguran terbuka mendekati nol. Krn sulit sekali org menjadi pengangguran dlm tafsir statistik.

Saya jujur blm pernah mengolah data mikro sakernas, tapi kalau angka pengangguran msh diatas 5% dari angkatan kerja (agustus 2019, 5.28%).

Maka secara riil sebenarnya hanya 5.28% dari total cakupan data yang dijadikan sampel saja, jumlah sampel ebanyak 200rb rumah tangga (Q3)

Maka dengan asumsi rata2 populasi bekerja 50% dari anggota keluarga yang rata² jumlahnya 4.7 org maka, total sampel yang masuk dlm survei dan disebut sebagai bagian prngangguran terbuka hanyalah:

200rbx4.7×5%= 47rb orang saja, dari total sampel 940rb orang angaktan kerja yang merupakan hasil survei dari 200rb rumah tangga.

Nah bisa dibayangkan, sebenarnya apakah presisi asumsi2 statisik demikian digunakan sbg formulasi kebijakan? Salah satu fungsi statistik sbnrnya adalah untuk komparasi baik antar waktu ataupun antar subjek misal perbandingan antar daerah antar negara, tapi untuk sebuah kebijakan butuh kemampuan untuk memformulasikan data statistik lebih dlm dengan melibatkan insting pengambil kebijakan yang benar2 memahami limitasi data.

Gara2 47rb orang yang disurvei ga bekerja walau sekedar nganter anak tetangga ke sekolah, padahal sudah tidak lagi sekolah, masih mau mencari kerja (jika tidak mencari dia akan dikeluarkan dari angkatan kerja, misal ibu rumah tangga, difabel yang tidak memungkinkan, dll) dan msh usia produktif maka dianggap pengangguran masih 5%.

Bukan bermaksud meremehkan statistik karena proyeksi prosentase ini juga didasarkan basis data sensus dan proyeksi yang menganut azas2 statistik yang ketat, bps telah bekerja keras dan serius untuk membangun data, tapi bayangkan jika program didasarkan pd basis populasi yang ada maka akan salah kaprah bukan? BPS justru harus didukung optimal misalnya untuk memperbesar sampel yang lebih presisi,

Hanya saja, yang jrg dipahami adalah kedalaman dan beyond data dalam policy instrumentnya. Model demikian juga yang agaknya dianut oleh kemenaker dengan proposal subsidi pekerja di bawah upah 5jt, yang disebut angkanya hanya sekitar 13 jt dengan menganut data bpjs ketenagakerjaan. Pdhl data terkahir yang dipublikasikan kepertaan diakhir 2018, hanya menunjukan peserta sekitar 30,4 jt saja diprogram jkk dan jkm dengan 19,4jt peserta penerima upah, 8,6 jt pekerja konstruksi dan 2,3jt peserta bukan penerima upah. Jika datanya hanya jht maka cuma ada data 15,2jt saja. Perlu diingat perpres 109 thn 2013, soal bpjs memungkinkan bpjs tk diterapkan berjenjang, untuk usaha mikro-kecil, menengah dan besar

Kenadala kedua, banyak perusahaan mendaftarkan BPJS dengan basis upah minimumnya bukan upah efektif sehingga angka 13 juta bisa tidak mewakili fakta lapangannya. Meski terdaftar senilai umk upah rata² perbulan yang efektif bisa jadi lebih, kasus pilot lion air yang difaftarkan bpjs tk dengan umk salah satu contoh yang sempat dibuka ke publik. Meski msg2 peserta sebenarnya juga dibekali sistem untuk melaporkan data kepesertaan tetapi minimnya informasi soal hak ini shg tidak banyak dimanfaatkan

Bagi saya, subsidi upah itu kerja keras yang luar biasa, keberanian untuk budget allocation di masa pandemi yang ruang fiskalnya sangat sempit, sepenuhnya saya dukung di masa covid bantalan sosial demikian memang harus dipersiapkan untuk menambal konsumsi, jauh lebih tepat dibanding model pra kerja, tapi dengan menggunakan data bpjs tk ini masalah seriusnya. dapat dipastikan akan menimbulkan ambivalensi kebijakan.

Pengalaman di singapura dan beberapa negara lain di masa-masa resesi, skema subsidi pekerja menjadi ranah kerjasama tripartiet dimana serikat pekerja dilibatkan untuk membangun komitmen bersama dengan aosisasi usaha, subsidi upah biasanya dilakukan di masa resesi untuk mengurangi operational cost perusahaan dengan syarat zero PHK, dan juga kinerja perusahaan dipantau bersama otoritas melibatkan serikat pekerja.

Usul sederhana, ibu menaker lebih baik coba tempatkan staff ahli yang paham dinamika ketenagakerjaan di ranah yang kompleks, mulai dari statistik, hubungan industrial, hingga dinamika di lapangan agar instrumen kebijakan yang dirumuskannya bisa presisi. Toh, kementerian ini kan estafet satu partai harusnya tidak perlu mulai dari nol, bisa secara berkesinambungan mengelola progran

Data ketenagakerjaan sangat sulit sekali dijadikan patokan karena kita tidak memilih sistem yang memadai dan terintegrasi ditambah kewenangan yang juga terdesentralisasi serta blm mapannya pola kordinasi terkait hal tersebut..

Selamat bekerja Bu Ida! Oh ya, media juga kalau mbikin isu agak nyambung dong basis datanya aja bpjs tk, ngapain tanya pns atau bukan, kan pns ga dapat bpjs tk!

Ayo keluar dari Resesi!

Bau²nya 1,5 bulan berjalan di kuartal 3 belum ada perbaikan signifikan, Kawan² industri masih menahan produksi, dengan alasan pasar yang sulit tumbuh,

Di pemasaran juga bekerja keras dengan harapan bukan meningkatkan closing tapi berharap ada efek pasca covid mereda, semua berebut tumbuh pasca covid sambil membangun optimisme

Industri² jasa, konsultasi dan pelatihan mulai bergeliat kembali karena dianggap paling dibutuhkan untuk memberikan insight pada pekerja dan organisasi bisnis dalam.hadapi covid,

jasa² yang didorong rumah tangga yang sebenarnya paling terpukul, karena keringnya perputaran uang di masayaarakat, memaksa konsumsi diturunkan pada tingkat ekstrem, survivalitas

Lalu bagaimana dengan intervensi negara?

Instrumennya bansos dan skema pemulihan ekononomi lainnya agaknya memang bukan jadi tool untuk menggairahkan sekedar menjadi bantalan resiliency bagi pelaku usaha dan masayaarakat,

Di wilayah bansos merubah pola konsumsi yang sedianya didorong ritel oleh rumah tangga kini menjadi government spending baik lewat APBN K/L, APBD sampai APBDes.

Tp konsumsi barang² tersebut tidak bergerak signifikan kecuali anomali semisal sarden, dimana sarden sejatinya bukan konsumsi masal tapi sbg penambah gizi yang instant sarden dijadikan paket shg industrinya yang ganti kualahan memenuhi permintaan sementara pasokan ikan menurus drastis, imbasnya mgkn terpaksa impor bahan baku jadi pilihan.

Ini tentu beda cerita jika yang dilakukan adalah cash transfer pola konsumsinya tetap bertahan, tetap menggunakan jalur yang menghidupkan ekonomi cuma daya belinya saja yang ditambal. Tp apapun pilihannya semuanya adalah niat baik pemerintah yang bagi saya patut diapresiasi, meski bolongnya masih sangat banyak tapi perlu setahap demi setahap dibenahi bersama.

Ujung pangkal PEN terbesar adalah belanja pajak, semacam model ingpas, jadi pajak tetap tapi dibayar oleh negara, disinilah trick akuntansi anggaran dimainkan, secara faktual uangnya bisa jadi tidak ada, kalau pun ada akan ditagih kembali dalam restitusi pajak sekedar membantu cash flow saja, banyak instrumen lain yang disiapkan tapi yang paling dibutuhkan sebenarnya bantuan likuiditas yang terukur dan sistematis dengan menejemen resiko yang mumpuni,

What next to do?

Lembaga² keuangan harus mampu menambal kekeringan putaran uang di pelaku usaha dan industri, ditambah memberikan insentif investasi baru yang memadai utamanya dalam soal inovasi teknologi untuk penetrasi pasar dan pembangunan basis material pendukung (backward industry) yang semakin mendekatkan industri dengan UMKM.

Instrumen pembiayaan ini bisa dikerjakan bersama melalui paired credit, dimana kredit lunak yang diberikan pada industri dibarengi dengan kredit lunak pada stakeholders terkaitnya dengan prasayaarat kontrak komitmen kerja yang jelas, shg industri punya energi untuk tumbuh di sisi lain para supplier menengah ke bawah juga siap bekerja kembali memberikan supporting. Tanpa skema ini akan jadi diskusi ayam dan telor, industri butih input tapi mengevaluasi skema pembayaran dengan term yang lebih rumit, sementara supplier ingin bergerak tapi juga kesulitan untuk memenuhi term baru tersebut yang tentu menambah resiko ditambah tdk mudah mendapat modal kerja dimasa covid.

Resep ini yang dikerjakan china untuk segera bangkit, paired credit yang berlaku di industri dan supplier²nya, dengan suku bunga rendah dan penjaminan yang memadai, negara mgkn terkesan berjudi, tapi dengan sistem yang proper skema ini bisa dijalankan untuk segera mengghairahkan ekonomi yang lesu. Kredit di industri paling vital adalah menyangkut mempertahankan cash flow untuk operational cost; perawatan fasilitas produksi & biaya tenaga kerja, sdengan untuk input material mereka berusaha berhemat, maka jika credit supplier juga diberikan akan memberikan kemungkinan untuk tumbuh lebih baik, sementara supplier bisa mengoptimalkan potensi maksimalnya untuk tetap memenuhi kebutuhan tanpa terganggu term yang pembayaran yang semakin rumit, karena back up paired credit tersebut.

Maka negara, dalam konteks ini otoritas moneter hrs bahu membahu dengan asosiasi usaha, serius menta dan mencari terobosan² untuk memecahkan kebuntuan ayam dan telor, dengan modal besar satu hal: RAKYAT KITA TIDAK MALAS DAN RINDU BEKERJA KERAS….

Detil²nya saya yakin rekan² di perbankan ratusan kali lebih paham dan lebih jago membangun instrumennya, bank juga bekerja keras untuk kembali tumbuh dengan inovasi di segala lini.

Salah satu hal penting yang harus dimiliki pelaku usaha atau perusahaan adalah standar operasional prosedur atau biasa dikenal dengan nama SOP. SOP merupakan dokumen yang berisi tentang prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan tujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efesien dengan budget yang minimal.

Menurut Laksmi, SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, dan dilengkapi bagan flowchart di bagian akhir. Sebagaimana isinya yang berisi mengenai standar operasional prosedur yang berfungsi untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Maka, keberadaan SOP sangat penting untuk dimiliki oleh semua perusahaan. Hal tersebut berguna untuk membantu perusahaan dalam memilih dan mengontrol kinerja dari karyawan.

Secara definif, menurut Tjipto Atmoko, standar operasional prosedur adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata kinerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

 

Tujuan Adanya SOP / Standard Operational Procedure

Apabila dilihat dari tujuan dan fungsinya, SOP bertujuan untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang dalam suatu organisasi. Adapun, menurut Indah Puji  tujuan dari standar operasional prosedur (SOP) sebagai berikut ;

• Menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas (karyawan) dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi pekerja (karyawan) ataupun supervisor.
• Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi, dan pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• Sebagai parameter untuk menilai mutu pelayanan.
• Menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
• Untuk menjelaskan alur tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari petugas (karyawan) yang terkait.
• Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan, dugaan mal praktek, serta kesalahan administrative lainnya.
• Sebagai dokumen (berkas) yang digunakan untuk pelatihan
• Sebagai dokumen arsip , jika telah dibuat SOP yang baru.

Fungsi dari SOP

Menurut Indah fungsi dari standar operasional prosedur (SOP) adalah sebagai berikut

• Memperlancar tugas pekerja, pegawai, atau unit kerja.
• Sebagai landasan hukum dasar apabila terjadi penyimpangan.
• Mempermudah untuk mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
• Mengarahkan petugas atau pegawai untuk disiplin dalam bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melakasanakan kegiatan rutin.

Apabila dilihat dari tujuan dan fungsi SOP,  menjadi kewajiban setiap perusahaan untuk menyusun standar opersional yang tepat sesuai dengan karakter dan targetan dari perusahaan. Hal tersebut penting untuk dilakukan, pasalnya ketepatan dalam penyusunan SOP juga berpengaruh dalam profesionalitas kerja pegawai atau karyawan.

Selain dapat meningkatkan dan menciptakan pola kerja dan pekerja yang profesional. Ketepatan penyusunan SOP juga berpengaruh besar pada income perusahaan. Bahkan, nasib dari eksistensi atau maju mundurnya perusahaan ditentukan oleh penyusunan SOP yang tepat sasaran.

Contoh Kasus Pentingnya SOP dalam sebuah Perusahaan

Misalnya, dalam sebuah perusahaan digital, pimpinan perusahaan menetapkan SOP yang begitu ketat dengan targetan yang begitu tinggi pada karyawannya dalam satu bulan. Akan tetapi, dalam penetapan SOP tersebut, perusahaan tidak melihat kerumitan kerja yang dilakukan oleh perusahaan. Apalagi ditambah dari pressure pimpinan perusahaan yang tinggi. Sedangkan, fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan terbatas dan gaji yang diberikan standar, tidak sebanding dengan pressure kerja yang dijelaskan dalam SOP. Niatan awal dibuatnya SOP untuk meningkatkan income perusahaan malah menjadi buah simalakama perusahaan, dan apabila itu dialami perusahaan dan tidak diperbaiki perusahaan akan mengalami gulung tikar.

Kesalahan dalam menyusun dan menetapkan SOP bisa mengakibatkan bangkrut atau guling tikarnya perusahaan. Apalagi, jika ditambah dengan loyalitas perusahaan dalam memberikan fasilitas yang bagus pada karyawan sangat kurang. Sudah otomatis, tinggal menunggu waktu saja perusahaan tersebut akan gulung tikar.

Namun, jika dalam penyusunan dan penetapan SOP perusahaan tersebut tepat malah dapat meningkatkan eksistensi dan income dari perusahaan. Pada poin SOP ini, perusahaan dituntut untuk cermat dalam menganalisis kondisi dari pegawai atau karyawan dan beban kerja yang harus diberikan. Hal tersebut tidak jauh dari manfaat adanya SOP.

Manfaat Penerapan Standar Operasional Prosedur

Menurut Permenpan Nomor PER/21/M-PAN/11/2008 dijelaskan bahwa manfaat dari standar operasional prosedur adalah sebagai berikut

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan serta kelalaian.
• Standar operasional prosedur (SOP) dapat membantu staf lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.
• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggungjawab khusus dalam melaksanakan tugas.
• Menciptakan ukuran standar yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu dalam mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Menciptakan bahan-bahan training yang akan membantu pegawai baru agar cepat melaksanakan tugasnya.
• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dapat dikelola dengan baik.
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
• Menghindari pelaksanaan yang tumpeng tindih dalam pemberian pelayanan.
• Membantu penelusuran pada kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Dan menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip-Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Selain manfaat dalam Permenpar Nomor PER/21/M-PAN/11/2008 juga dijelaskan mengenai prinsip-prinsip standar operasional prosedur (SOP) yang harus memenuhi prinsip dasar antara lain kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum. Maka dari itu prinsip-prinsip yang harus ada dalam SOP adalah sebagai berikut

• Konsistensi

Standar operasional prosedur harus dilaksanakan secara konsisten secara continue atau berkelanjutan dari waktu ke waktu. Pelaksanaan tersebut wajib dilakukan oleh semua pegawai atau karyawan yang terlibat (masuk) dalam ikatan formal maupun kultural SOP.

• Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, perusahaan, ataupun jajaran pemerintah dari level yang paling tinggi ke level yang paling rendah. Hal tersebut dikarenakan proses pembuatan SOP disepakati oleh semua jajaran organsasi atau lembaga yang terkait.

• Perbaikan Berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus tetap terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang efektif dan efisien. Hal tersebut dilakukan, guna mendapatkan formula atau formasi yang bagus dalam penciptaan iklim atau suasana kerja yang maksimal. Sudah tentu, agar targeta-targetan yang ditetapkan dalam lembag atau organisasi dapat terwujud.

• Mengikat

SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

• Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh pegawai atau karyawan memiliki peranan tertentu sesuai dengan yang sudah ditetapkan dalam standar operasional prosedur. Jika salah satu dari pegawai tidak melaksanakan perannya dengan baik akan menganggu keseluruhan proses, yang akhirnya berdampak pada seluruh aktivitas produksi yang dilakukan oleh lembaga atau perusahaan.

• Terdokumentasi dengan Baik

Seluruh standar opersional prosedur yang telah ditetapkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga ketika akan dapat selalu dijadikan referensi dalam penetapan standar operasional prosedur yang lain atau dapat juga dijadikan referensi bagi siapa saja yang menginginkannya.

Semoga artikel ini, dapat dijadikan sebagai referensi bagi siapun yang ingin memulai usaha agar dapat memperhatikan standar operasional prosedur yang telah ditetapkannya. Pasalnya, penyusunan dan penetapan standar opersional prosedur sangat berpengaruh dalam kinerja perusahaan atau lembaga terkait. Bagi, perusahaan atau lembaga yang sudah memiliki standar opersional prosedur dan sistem yang baik. Artikel ini, dapat dijadikan bahan evaluasi, manakala dalam proses pengimplementasian SOP masih banyak yang kurang ataupun lalai.